Quali sono i costi nascosti che derivano dall'utilizzo di sistemi legacy nell'FP&A?
I team FP&A si sono affidati per lungo tempo a sistemi legacy, ma con l'aumento dei costi, dovuto sia alle esigenze di manutenzione che alle inefficienze operative, sempre pi¨´ responsabili finanziari e IT mettono in discussione le pratiche attuali.
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Quando le aziende si ritrovano a lavorare con sistemi che generano dati limitati e obsoleti e impongono frequenti interruzioni dovute alla manutenzione, ¨¨ naturale che si domandino perch¨¦ continuino a utilizzarli. I sistemi legacy, macchinosi e obsoleti, sono costosi sotto molti aspetti, eppure molte aziende e funzioni, FP&A inclusa, continuano a utilizzarli.
Perch¨¦? L'inerzia e l'abitudine giocano sicuramente un ruolo, tuttavia i responsabili Finance e IT sono sempre pi¨´ consapevoli che mantenere lo status quo usando sistemi legacy fragili e obsoleti comporta costi significativi non solo in termini di tempo e risorse dedicate a manutenzione e upgrade, ma anche per i rischi finanziari derivanti da protocolli di sicurezza obsoleti e report inaffidabili.
Di fatto, il ritardo tecnologico, compreso il tempo necessario per mantenere aggiornati sistemi legacy eterogenei, ¨¨ emerso come una delle sfide principali indicate dai CFO in un sondaggio circa i principali ostacoli alla generazione di valore da parte della funzione IT.
I sistemi legacy non incidono solo su tempo e budget interni, ma possono anche rappresentare un ostacolo costoso al perseguimento dell'innovazione e della flessibilit¨¤.
Per il delle aziende i fogli di calcolo rappresentano ancora il principale strumento per la pianificazione del budget e le previsioni.
I sistemi legacy obsoleti non sono in grado di fornire l'automazione e gli insight di cui le aziende hanno bisogno e molte applicazioni legacy sono difficili da integrare con gli analytics e la tecnologia mobile.
Quasi il 60% dei CTO del settore dei servizi finanziari intervistati da afferma che il proprio stack tecnologico legacy ¨¨ troppo costoso e inadeguato per le applicazioni moderne. Inoltre, in un'altra , il 57% dei business leader afferma che la mancanza di agilit¨¤ aziendale ¨¨ un problema dei sistemi legacy.
Per i team FP&A che desiderano fornire analisi e insight utili ai fini del processo decisionale, come sempre pi¨´ spesso richiedono i CFO e il top management, i costi derivanti dal restare ancorati a sistemi legacy fragili e obsoleti sono troppo elevati per essere ignorati.
I limiti dei sistemi legacy per l'FP&A
Molti sistemi legacy utilizzati dai team FP&A sono stati sviluppati decenni fa e non sono stati concepiti per gestire il volume e l'attendibilit¨¤ dei dati finanziari che i team odierni devono gestire, n¨¦ le capacit¨¤ analitiche richiesto dal loro lavoro. Le funzioni Finance spesso adottano applicazioni isolate e ricorrono a strumenti di analisi separati per superare i limiti di tali sistemi legacy. Il risultato ¨¨ un mosaico fragile di dati isolati e frammentati, la cui analisi pu¨° richiedere molto tempo e attenzione.
Sebbene i professionisti del Finance utilizzino comunemente i fogli di calcolo per organizzare i dati, questo strumento non sempre offre la massima chiarezza nel complesso panorama finanziario odierno. Il delle aziende utilizza ancora i fogli di calcolo come principale strumento per la pianificazione del budget e le previsioni, una percentuale rimasta invariata dal 2014. Tuttavia, i fogli di calcolo statici presentano degli inconvenienti perch¨¦ impediscono la collaborazione in tempo reale e amplificano il rischio di lavorare con dati obsoleti o non aggiornati.
I sistemi legacy sono pi¨´ vulnerabili ai problemi sicurezza e comportano un costo in termini di compatibilit¨¤.
Man mano che i CFO assumono una posizione pi¨´ strategica in molte aziende, aumentano anche le aspettative sul ruolo dell'FP&A. Il pi¨´ delle volte, per¨°, i sistemi FP&A legacy rappresentano pi¨´ un ostacolo che un aiuto strategico.
Perch¨¦ le aziende si affidano ancora a sistemi legacy
I sistemi legacy sopravvivono per ragioni diverse e, per molti versi, comprensibili: sono conosciuti, facili da usare e consolidati, tanto che le aziende hanno adattato i loro flussi di lavoro a questi sistemi. Poich¨¦ tutti hanno familiarit¨¤ con questi sistemi, il cambiamento pu¨° sembrare insormontabile o addirittura superfluo.
Le aziende sono preoccupate anche per i costi e la complessit¨¤ provocate dal lasciarsi alle spalle questi sistemi e la paura dell'ignoto le frena, causando insight limitati, agilit¨¤ ridotta e crescita compromessa.
Il vero costo dell'utilizzo di sistemi legacy
I sistemi legacy comportano spesso costi economici e operativi che aumentano costantemente con la durata dell'utilizzo. Questo dipende in parte dalle dinamiche della domanda e dell'offerta: con l'arrivo di nuove soluzioni sul mercato, le competenze necessarie per gestire i sistemi obsoleti diventano sempre pi¨´ rare e fanno aumentare i tempi e i costi degli investimenti necessari per farli funzionare. Secondo un', i reparti IT destinano gi¨¤ oltre il 55% dei loro budget tecnologici alla gestione dei processi aziendali, ma solo il 19% allo sviluppo di soluzioni innovative.
I sistemi legacy sono anche pi¨´ vulnerabili ai problemi di sicurezza e comportano un costo in termini di compatibilit¨¤ legato alla necessit¨¤ di renderli compatibili con i nuovi requisiti di sicurezza. L'incompatibilit¨¤ tecnologica richiede nuovo codice, middleware e soluzioni personalizzate, tutte soluzioni che hanno un costo. Poi c'¨¨ il costo delle violazioni della sicurezza informatica stesse: nel 2023, senza includere il danno reputazionale.
Anche la produttivit¨¤ risente dei sistemi legacy. I sistemi pi¨´ datati richiedono maggiore manutenzione e sono soggetti a tempi di inattivit¨¤ pi¨´ frequenti, il che costringe i dipendenti a dedicare pi¨´ tempo a compiti ripetitivi e monotoni, come la riconciliazione dei dati. Nei sistemi FP&A moderni queste attivit¨¤ sono automatizzate e i dipendenti sono liberi di dedicarsi ad attivit¨¤ pi¨´ strategiche, come l'analisi finanziaria.
Una sfida spesso sottovalutata che i CTO devono affrontare quando sostituiscono i sistemi FP&A legacy ¨¨ la resistenza da parte dei dipendenti.
Come ha sottolineato il responsabile di data governance e EPM di Doctolib dopo che il servizio europeo di e-health in rapida crescita ha sostituito il suo sistema FP&A legacy con una soluzione moderna: "Ora i miei colleghi dedicano meno tempo all'elaborazione dei dati e pi¨´ tempo a partnership aziendali e analisi strategiche. Il loro lavoro non ¨¨ solo pi¨´ appagante, ma anche decisamente pi¨´ produttivo, e l'azienda ne trae un vantaggio concreto".
Come migrare dai sistemi legacy
Anche se sostituire un sistema legacy pu¨° sembrare complicato, spesso si tratta di un passo avanti vantaggioso per la tua azienda. Qualunque sia il motivo della tua esitazione, ¨¨ importante essere prudenti, poich¨¦ sono vari gli aspetti da considerare prima di iniziare qualsiasi processo di modernizzazione.
La modernizzazione dei sistemi legacy pu¨° essere effettuata in molti modi. Alcune aziende scelgono di modernizzare tutto contemporaneamente mentre altre preferiscono un approccio pi¨´ graduale che consenta aggiustamenti incrementali. L'approccio migliore per la tua azienda dipende dalle esigenze, dalla tolleranza al rischio e dalla disponibilit¨¤ di risorse. Sar¨¤ necessario collaborare con altri business leader per elaborare un piano di migrazione dei dati che consenta un trasferimento sicuro e accurato dei dati storici e garantisca la compatibilit¨¤ con tutti gli altri sistemi aziendali in uso.
Una sfida spesso sottovalutata che i CTO devono affrontare quando sostituiscono i sistemi FP&A legacy ¨¨ la resistenza da parte dei dipendenti. Il cambiamento pu¨° essere difficile e i nuovi sistemi possono intimorire.
Per rassicurare i dipendenti pi¨´ scettici, ¨¨ importante creare programmi di formazione solidi che prevedano ore di formazione pratica, guide per la risoluzione dei problemi facilmente consultabili e canali aperti per il supporto personalizzato. ? inoltre utile nominare degli "ambasciatori del cambiamento" che possano supportare il nuovo sistema e promuoverne i vantaggi, come le opportunit¨¤ di upskilling.
Le aziende che hanno compiuto il salto verso un sistema FP&A moderno registrano un rapido ritorno sull'investimento. Sono bastati solo due mesi al pi¨´ grande retailer del settore ottico della Gran Bretagna Specsavers per implementare completamente un sistema FP&A aggiornato. Ora l'azienda dedica molto meno tempo alla definizione dei budget per le sue 60 sedi. I leader hanno inoltre una migliore comprensione dei diversi fattori di costo, il che aiuta a individuare opportunit¨¤ di crescita per l'intera multinazionale.
Modernizzare i sistemi ERP e contabili
I sistemi ERP e contabili legacy funzionano bene fino a quando i loro limiti non diventano apparenti. I fogli di calcolo erano perfetti per l'epoca delle connessioni dial-up del secolo scorso, ma non sono pensati per gestire il ritmo frenetico delle operazioni commerciali odierne.
Gli strumenti FP&A moderni offrono funzionalit¨¤ ineguagliabili con cui i sistemi legacy non possono competere.
Sistemi moderni come ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning, che acquisiscono e analizzano gli eventi non appena si verificano, sono pi¨´ adatti a gestire un ambiente aziendale attuale. Si integrano inoltre con una pi¨´ ampia gamma di origini dati rispetto ai vecchi sistemi ERP, garantendo ai team FP&A e a management una visione pi¨´ completa del business.
Anche se la migrazione dai sistemi legacy pu¨° rivelarsi complessa, il processo prepara il terreno per aggiornamenti futuri pi¨´ semplici. Le soluzioni ²ÝÝ®ÊÓƵ basate sul cloud consentono maggiore flessibilit¨¤ e scalabilit¨¤ e rendono pi¨´ facile adattarsi a nuove esigenze aziendali. Se la tua azienda ¨¨ pronta e disposta a investire in un moderno sistema ERP, i risultati non tarderanno ad arrivare e, cosa ancora pi¨´ importante, aumenteranno nel tempo.
Il futuro dell'FP&A: oltre i sistemi legacy
Gli strumenti FP&A moderni offrono funzionalit¨¤ (analisi in tempo reale, compatibilit¨¤ cloud, dashboard intuitivi ed efficienza operativa) che i sistemi legacy non possono eguagliare. Quando si tratta di modernizzazione, una buona preparazione ¨¨ gi¨¤ met¨¤ dell'opera. Per iniziare, verifica il tuo attuale sistema FP&A prestando particolare attenzione alle funzionalit¨¤ che mancano. Una volta identificato un sistema sostitutivo che soddisfi le tue esigenze FP&A pi¨´ urgenti, definisci processi sicuri e protetti per la migrazione dei dati e l'integrazione con i sistemi ERP esistenti. Prima del go-live puoi testare i tuoi dati nel nuovo sistema per scongiurare la presenza di problemi.
L'evoluzione accelerata dei sistemi FP&A creer¨¤ un divario crescente tra le aziende innovative e quelle che restano ancorate al passato. Le innovazioni nell'AI porteranno le soluzioni legacy, gi¨¤ lente, a un arresto completo. Ma le aziende che affrontano il futuro a testa alta saranno ricompensate con tecnologie rivoluzionarie, come analisi predittiva e insight in tempo reale, e con il potere di rivoluzionare ogni aspetto della loro attivit¨¤.
? il momento di abbandonare i sistemi legacy e rivoluzionare le tue pratiche FP&A. Scopri come ²ÝÝ®ÊÓƵ pu¨° accompagnarti in questo percorso di trasformazione.