Was ist eine Anbietermanagement-L?sung?
Eine Anbietermanagement-L?sung (VMS) hilft Ihnen, den kompletten Lebenszyklus Ihrer externen Mitarbeiter effizient zu managen ¨C vom Sourcing ¨¹ber Einstellung, Management und Abrechnung bis hin zu Reporting und Offboarding. Dies erm?glicht Programmmanagern, Kosten, Effizienz, Qualit?t und Risiken zentral auf einer Plattform zu verwalten.
Was ist ein Anbieter?
Im weitesten Sinne ist ein Anbieter ein Lieferant von Waren und Dienstleistungen. Ob Einzelperson oder Organisation ¨C der Anbieter stellt einen Wert bereit, den der K?ufer f¨¹r die erfolgreiche Umsetzung seiner Ziele ben?tigt.?
Im Personalmanagement bezieht sich der Begriff ?Anbieter¡° auf alle Parteien, die von VMS-Technologie unterst¨¹tzt werden ¨C einschlie?lich Arbeitsvermittlungsagenturen, Serviceanbieter und die externen Mitarbeiter selbst. Im Kern beschreibt der Begriff ?Anbieter¡° all jene Personen oder Organisationen, die die Talente und Fachkr?fte vermitteln, die die externe Belegschaft eines Unternehmens bilden.
Was ist ein externer Mitarbeiter?
Ein externer Mitarbeiter ist jede Person, die im Auftrag Ihrer Organisation t?tig ist, ohne bei dieser direkt angestellt zu sein. Allgemeine Beispiele sind befristet besch?ftigte Mitarbeiter, Berater, Gig-Mitarbeiter und Freiberufler.
Es sei darauf hingewiesen, dass Personen und Organisationen manchmal unterschiedliche Begriffe verwenden, wenn sie auf externe Besch?ftigte Bezug nehmen. Wenn Sie ¨¹ber Ihre externen Talente sprechen, sollten Sie daher konkretisieren, welche Gruppe Sie meinen.
Warum brauchen Sie eine Anbietermanagement-L?sung?
Ein VMS bietet Ihnen unkomplizierten und schnellen Zugriff auf Informationen ¨¹ber externes Personal. Dadurch k?nnen Sie schneller bessere Entscheidungen treffen ¨C die zudem stets fundiert sind. Hierzu geh?ren wichtige Entscheidungen bez¨¹glich Sourcing, Engagement, Management und Bezahlung Ihrer externen Mitarbeiter sowie Ihrer gesamten Belegschaft.?
Anbietermanagement-Software kann au?erdem ein leistungsstarkes Instrument sein, um die Sicherheit und Compliance Ihrer Organisation zu gew?hrleisten. Ohne die M?glichkeit, den Status der Mitarbeiter und weitere Informationen in Bezug auf Ihre externe Belegschaft einfach zu verfolgen und zu erfassen, k?nnen kritische Datenl¨¹cken entstehen und sich negativ auf Finanzen und Reputation Ihres Unternehmens auswirken.
Im Hinblick auf die stetig wachsende erweiterte Belegschaft ist eine Managementl?sung entscheidend, um eine erfolgreiche Strategie f¨¹r alle Mitarbeiter zu entwickeln und diese umzusetzen. Auch wenn diese L?sungen meist vom Program Management Office (PMO) f¨¹r die t?glichen Verwaltungsaufgaben eingesetzt werden, stehen die erfassten Daten der gesamten Organisation zur Verf¨¹gung. Beispielsweise k?nnen HR-, Finanz- und IT-Teams m¨¹helos auf die Informationen zugreifen und diese analysieren, was eine handlungsorientierte Personalplanung und -strategie erm?glicht.
Welche Vorteile bietet eine Anbietermanagement-L?sung?
Mit der M?glichkeit, die externe Belegschaft effektiver zu managen, unterst¨¹tzt ein VMS Ihre Organisation dabei, flexibel auf Branchen?nderungen zu reagieren, Kompetenzl¨¹cken zu schlie?en und Spitzenkr?fte zu gewinnen ¨C alles in einem einheitlichen Stammdatensystem.?
Vorteile einer Auftragnehmermanagement-Software:?
Optimierung und Automatisierung aufwendiger manueller Prozesse
Detailliertere Einblicke in die Belegschaft ¨¹ber alle Mitarbeiterkategorien hinweg
Beschleunigung des Einstellungsverfahrens und Erweiterung des Talentpools
Compliance-Management und Risikominimierung
Optimierung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
Vereinfachung der Rechnungsstellung und Kostensenkung
F?rderung des globalen Wachstums
?²ÝÝ®ÊÓƵ VNDLY hat die Transparenz in Bezug auf unsere externe Belegschaft deutlich gesteigert. Wir haben jetzt einen ?berblick ¨¹ber Anzahl und Standort unserer Mitarbeiter, unsere verwalteten Ausgaben sowie die am Programm beteiligten Anbieter. Au?erdem profitieren wir von robusten Reportingfunktionen f¨¹r Personalprognosen.¡°
¨C Director of Strategic Sourcing, College Board
Welche Features bietet eine Anbietermanagement-L?sung?
Die konkreten Funktionen variieren je nach Anbieter. Typische Features einer Anbietermanagement-Software sind jedoch Lieferantenmanagement, Projektvergabe, konsolidierte Fakturierung, Risikominimierung, Headcount-Verfolgung sowie deutliche Verbesserungen bei den Reportingfunktionen gegen¨¹ber manuellen Systemen und Prozessen.
Diese L?sungen umfassen mittlerweile h?ufig auch das Management von Beratern f¨¹r Leistungsbeschreibungen (SOW) sowie Outsourcing-Services im vereinbarten Umfang. Aufgrund dieses breiteren Servicespektrums gibt es einige VMS-Anbieter, die ihre Dienste als ?L?sung f¨¹r die erweiterte Belegschaft¡° oder ?Plattform f¨¹r die erweiterte Belegschaft¡° bezeichnen.
So gew?hrleisten Sie globale Compliance mit einer Anbietermanagement-L?sung
Ein VMS ist ein wertvolles Tool f¨¹r die globale Belegschaft von heute,in der F¨¹hrungskr?fte Teams zunehmend l?nder¨¹bergreifend managen. Da sich die lokalen Vorschriften von Land zu Land teils drastisch unterscheiden, ist Unterst¨¹tzung bei den Anforderungen f¨¹r die Rechnungsstellung, beim Arbeitsrecht, bei Datenregulierungen und anderen H¨¹rden in Bezug auf die globale Arbeit enorm wichtig.?
F¨¹r das Management globaler Compliance-Anforderungen sollte eine Anbietermanagement-L?sung leistungsstarke Funktionen bereitstellen, mit denen Sie die globale Rechnungsstellung, l?nderspezifische Steuerstrukturen, Fakturierungen in lokaler W?hrung, komplexe Satzberechnungen und lokale Arbeitsgesetze souver?n meistern k?nnen.
Eine Management-Software f¨¹r die externe Belegschaft bietet im globalen Gesch?ftsumfeld folgende Vorteile:
Vermeiden von Strafen und Bu?geldern mit Schl¨¹sselfunktionen, die Ihre globalen Anforderungen unterst¨¹tzen
Einfaches Reporting umfassender Daten zu externen Mitarbeitern, unabh?ngig von Kategorie, Vertragsart, Abteilung oder Standort
Zentralisierung von Informationen aus verschiedenen L?ndern, um datengest¨¹tzte Entscheidungen zu treffen und Risiken zu reduzieren
Warum ist das Thema Sicherheit f¨¹r eine Anbietermanagement-L?sung so wichtig?
Bei der Suche nach einem geeigneten VMS sollte das Thema Sicherheit oberste Priorit?t haben. Die Besch?ftigung verschiedener Mitarbeiterkategorien stellt besondere Anforderungen an Compliance und Sicherheit, die ohne die richtige Technologie kaum zu bew?ltigen sind.
Da in Anbietermanagement-L?sungen personenbezogene Mitarbeiterinformationen erfasst und gespeichert werden?¨C ganz zu schweigen von Daten zu Ihrem Unternehmen und dem Ihrer Partner?¨C, unterliegen diese Systeme in der gesamten VMS-Branche sowie in den L?ndern, in denen Ihre Mitarbeiter angestellt sind, extrem hohen Standards. Vergewissern Sie sich, dass in Ihrer Anbietermanagement-L?sung umfassende technische Sicherheitsma?nahmen zum Schutz Ihrer Daten integriert sind. Diese Sicherheitskontrollen sollten von unabh?ngigen Dritten validiert werden.
Verkn¨¹pfung Ihrer Anbietermanangement-L?sung mit dem Humankapitalmanagement
Eine wachsende Zahl von Unternehmen setzt bei der Bew?ltigung seiner Aufgaben auf einen vielf?ltigen Mix an Arbeitskr?ften ¨C darunter Auftragnehmer, Serviceanbieter, Online-Anbieter und sogar Bots. Die Belegschaft ist nicht l?nger nur auf festangestellte Vollzeitmitarbeiter beschr?nkt. Daher ben?tigen viele Unternehmen heute eine ganzheitliche Personalmanagementstrategie, die die gesamte Belegschaft einbezieht.
Angesichts dieser sich kontinuierlich ?ndernden Belegschaftsdynamik kann die Anbindung Ihrer Anbietermanagement-L?sung an das Humankapitalmanagement-System (HCM) wertvolle Einblicke in die gesamte Belegschaft generieren und isolierte Datenquellen eliminieren. Durch die Integration von VMS und HCM wird ein nahtloser Datenfluss zwischen den Systemen erm?glicht. Auf diese Weise entsteht ein agiler, einheitlicher Workflow, der die Arbeit der gesamten Belegschaft optimiert.
Dabei ist jedoch anzumerken, dass nicht jedes VMS und jede HCM-L?sung miteinander verkn¨¹pft werden k?nnen. Zudem sind manche Integrationen effektiver und benutzerfreundlicher als andere. Dies ist eine wichtige Funktion, die Sie bei der Evaluierung Ihrer Personaltechnologieoptionen ber¨¹cksichtigen sollten.
Komponenten einer leistungsstarken Anbietermanagement-L?sung
W?hrend die konkreten Komponenten einer Management-Software f¨¹r externe Mitarbeiter variieren k?nnen, gibt es bestimmte Funktionalit?ten, die in Kombination ein ¨¹beraus effektives VMS ergeben. Wichtige Komponenten sind beispielsweise:
Management der erweiterten Belegschaft
Funktionen f¨¹r das Management der erweiterten Belegschaft erm?glichen Ihrer Organisation, den kompletten Lebenszyklus Ihrer externen Mitarbeiter ¨C einschlie?lich Sourcing, Onboarding, Management, Rechnungsstellung und Offboarding ¨C effektiver zu unterst¨¹tzen. Mit diesen Funktionen k?nnen Sie letztlich den Bedarf an externen Kr?ften und die damit verbundenen Ausgaben besser planen, managen und analysieren.
Leistungsbeschreibung (SOW)
SOW-Features stellen die n?tigen Tools bereit, um SOW-Anforderungen f¨¹r externe Mitarbeiter professionell zu managen und einzuhalten. Dies erm?glicht Ihnen die Verwaltung komplexer Projekte in einer einzigen L?sung. Mithilfe der SOW-Funktionen Ihres VMS k?nnen Sie sicherstellen, dass Ihnen geeignete externe Mitarbeiter f¨¹r die erfolgreiche Realisierung Ihrer Projekte zur Verf¨¹gung gestellt werden.?
Mitarbeiterprofil-Management
Mit Funktionen f¨¹r das Mitarbeiterprofil-Management k?nnen Sie schnell und m¨¹helos die grundlegenden Informationen identifizieren, die Sie f¨¹r fundierte Entscheidungen bez¨¹glich Ihres Programms f¨¹r die erweiterte Belegschaft ben?tigen. Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie Transparenz ¨¹ber den Standort und die Aufenthaltsdauer von Teammitgliedern an diesem Standort sowie ¨¹ber die anfallenden Arbeitskosten schaffen.
Die Rolle der KI in Anbietermanagement-Software
In Anbietermanagement-Software werden vermehrt Machine Learning und andere KI-gest¨¹tzte Strategien integriert, um Prozesse zu verbessern, die Team-Performance zu steigern und M?glichkeiten f¨¹r Kosteneinsparungen zu erschlie?en. Ein gutes Beispiel sind mit dem Recruiting verbundene Aufgaben. ?Mit VMS-Tool f¨¹r Machine Learning k?nnen Ihre HR- und Beschaffungsteams schnell Bewerber identifizieren, die Ihre Anforderungen am besten erf¨¹llen ¨C sowohl hinsichtlich der Erfahrung als auch der Entlohnung. KI kann Ihre Organisation durch die Automatisierung und Vereinfachung der Recruiting-Prozesse dabei unterst¨¹tzen, Zeit und Kosten zu sparen und verschafft Ihren F¨¹hrungskr?ften in HR und Beschaffung den n?tigen Freiraum, sich auf wesentliche Aufgaben zu fokussieren.