HRM-Systeme verstehen
Die ?berwachung von Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen und Performance f¨¹r alle Mitarbeitenden bedeutet eine Herausforderung?¨C hier kann ein Personalmanagement-System (Human Resource Management, HRM) Abhilfe schaffen. Ein HRM-System b¨¹ndelt diese Kernfunktionen in einer einzigen Plattform. Zahlreiche Unternehmen nutzen moderne Cloud-L?sungen wie ²ÝÝ®ÊÓƵ, um Personal und Prozesse effektiver zu managen.
HRM-Systeme positionieren sich im Spannungsfeld zwischen Personalinformationssystemen (HRIS), die prim?r Mitarbeiterdatens?tze und Datenmanagement abdecken, und Humankapitalmanagement-Plattformen (Human Capital Management, HCM), die das HRM um Talentstrategie, Planung und Organisationsdesign erweitern. Mit einem automatisierten HRM-System optimiert Ihr Unternehmen Personalabl?ufe, erf¨¹llt Compliance-Anforderungen, verbessert Personalanalysen und standardisiert HR-Prozesse unternehmensweit.
Was ist ein HRM-System?
Ein HRM-System b¨¹ndelt alle HR-Kernfunktionen an einem Ort . So k?nnen Sie gesch?ftskritische Prozesse wie Entgeltabrechnung, Einstellung, Zeiterfassung, Zusatzleistungen und Compliance nahtlos verbinden und ¨¹berwachen. Mit dieser einen L?sung l?sst sich alles managen ¨C vom Onboarding ¨¹ber Zusatzleistungen bis zur Konsolidierung s?mtlicher Mitarbeiterdatens?tze, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verl?sst.
?ltere On-Premise-Systeme setzten auf unternehmenseigene Services und waren oft schwierig zu verwalten. Moderne HRM-Systeme steuern den gesamten HRM-Prozess cloudbasiert mit automatischen Updates, schnellem Zugriff und Skalierbarkeit.
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Das Wichtigste in K¨¹rze
- HRM-Software, auch Personalmanagement-System oder HRMS genannt, verwaltet zentrale HR-Funktionen, -Daten und -Reporting.
- HRM unterscheidet sich von HRIS, dessen Kernaufgabe die Organisation und Speicherung von Mitarbeiterdatens?tzen ist, und von HCM, das sich mit allgemeineren Strategien wie Personalplanung und Talententwicklung befasst.
- Mit HRM k?nnen Unternehmen t?gliche Aufgaben automatisieren, z.?B. in Bezug auf Entgeltabrechnung, Zeit- und Anwesenheit, Onboarding, Mitarbeiterdatens?tze und Genehmigungen.
- Zeiterfassung, Management von Entgeltabrechnung und Zusatzleistungen, Compliance-Tools und zuverl?ssiges Reporting sind g?ngige Features von HRM-Systemen.
- Mit der Investition in eine HR-Technologie-Plattform wie ²ÝÝ®ÊÓƵ steigern Sie die Prozessgenauigkeit, verbessern die Compliance und unterst¨¹tzen das Unternehmenswachstum?¨C sei es bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder der Anpassung an neue Vorschriften.
IDC hat herausgefunden, dass Kunden von ²ÝÝ®ÊÓƵ HR- und Finanzdatenberichte um 51?% schneller ausf¨¹hren und eine um 44?% h?here Datenqualit?t verzeichnen. Das Ergebnis sind schnellere Entscheidungen und bessere Transparenz f¨¹r F¨¹hrungskr?fte.
HRM- vs. HRIS- vs. HCM-Systeme
Die ?hnlich klingenden Bezeichnungen vieler HR-Systeme k?nnen Sie bei der Suche nach der besten L?sung f¨¹r Ihr Unternehmen verwirren. HRIS, HRM und HCM z?hlen alle zur ¨¹bergreifenden HR-Software-Familie, erf¨¹llen jedoch jeweils eine andere Rolle im Personalwesen.
HRIS konzentriert sich gezielt auf Mitarbeiterdaten, w?hrend HCM die umfassendste und strategisch ausgefeilteste L?sung bietet. HRM vereint beides f¨¹r wachstumsstarke Unternehmen.
HRM vs. HRIS
Der Hauptunterschied zwischen HRM und HRIS liegt im Funktionsumfang. Ein HRIS-System zur Speicherung, Organisation und Verarbeitung von Mitarbeiterdatens?tzen bietet vor allem kleineren Unternehmen Vorteile. Zum Umfang eines HRM-Systems geh?ren au?erdem Tools f¨¹r das Management von Personal und Prozessen w?hrend des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus?¨C ideal f¨¹r Unternehmen, die mehr als ein einfaches Mitarbeiterdatenmanagement ben?tigen.
Wesentlicher Zweck
HRM
Umfassendere Kontrolle der Belegschaft
HRIS
Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Funktionen
HRM
Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen, Zeitplanung, Performance-Tracking
HRIS
Mitarbeiterdatens?tze, T?tigkeitshistorie, Compliance-Dokumente
Automatisierung
HRM
Automatisiert Entgeltabrechnung, Abwesenheit und Genehmigungen
HRIS
Automatisiert Dateneingabe und Aktualisierung von Datens?tzen
Analysen
HRM
Bietet operatives und Compliance-Reporting
HRIS
Beschr?nkt auf grundlegende Kennzahlen wie Headcount und demografische Daten
Anwenderfokus
HRM
HR-Mitarbeiter und -Manager f¨¹r t?gliche Aufgaben im Personalwesen
HRIS
Haupts?chlich HR-Mitarbeiter zur Verwaltung von Mitarbeiterdatens?tzen
Skalierbarkeit
HRM
W?chst mit Unternehmensgr??e und Komplexit?t
HRIS
Ideal f¨¹r Verarbeitung zuverl?ssiger Daten jeder Gr??e?¨C Funktionsumfang k?nnte f¨¹r gr??ere Unternehmen nicht ausreichend sein
HRM vs HCM
Der entscheidende Unterschied zwischen HRM und HCM ist strategischer Natur. Mit HRM-Systemen lassen sich HR-Kernaufgaben und das Personalmanagement abwickeln. HCM ist komplexer und verkn¨¹pft HR mit der Unternehmensstrategie?¨C mittels L?sungen f¨¹r Talentakquise, Nachfolgeplanung und Mitarbeiterentwicklung. ²ÝÝ®ÊÓƵ ist ein Beispiel f¨¹r eine HCM-L?sung.
Wesentlicher Zweck
HRM
Administrative HR-Aufgaben
HCM
Strategisches Personalmanagement und strategische Personalplanung
Funktionen
HRM
Entgeltabrechnung, Zeiterfassung, Zusatzleistungen, Compliance
HCM
Wie HRM, aber mit Talentmanagement, Learning und Nachfolgeplanung
Schwerpunktbereich
HRM
T?gliche Abl?ufe
HCM
Langfristige Personalstrategie
Analysen
HRM
Compliance- und Prozess-Tracking
HCM
Pr?diktive Einblicke f¨¹r Personaltrends
Mehrwert
HRM
Effizienz und Reduzierung manueller Aufgaben
HCM
Ausrichtung der Personalstrategie auf die Unternehmensziele
Skalierbarkeit
HRM
Ideal f¨¹r kleine bis mittelst?ndische Unternehmen
HCM
F¨¹r Gro?unternehmen, auf Wachstum und Komplexit?t ausgelegt
Was sind die Kernfunktionen eines HRM-Systems?
Ein effizientes HRM-Setup bietet L?sungen f¨¹r Entgeltabrechnung, Zeitplanung und Performance, die Routineaufgaben eliminieren, organisatorische Compliance gew?hrleisten und ¨¹bersichtliche, aussagekr?ftige Berichte generieren, um HR-Abl?ufe zu vereinfachen.
Mitarbeiterdatenmanagement
Ein HRM-System fungiert als Mitarbeiterdatenbanksystem. Alles befindet sich an einem Ort, einschlie?lich personenbezogener Daten, T?tigkeitshistorie, Vertr?ge und I-9-Formulare. Profitieren Sie von schnellen Updates, Sofortsuchen und optimierten, organisierten Datens?tzen. Trotz fehlender Features f¨¹r ein umfassendes Talentmanagement, wie sie eine HCM-L?sung bietet, kann HRM dennoch Training, Fortschritte und Performance der Mitarbeiter verfolgen, um deren Entwicklung zu unterst¨¹tzen.
Entgeltabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen
Ein modernes HRM-System basiert auf den Features eines eigenst?ndigen Entgeltabrechnungssystems wie Gehaltskontrolle und die Verwaltung von Zusatzleistungen. Integrationen sorgen daf¨¹r, dass bereinigte Daten automatisch in die Buchhaltung flie?en?¨C ganz ohne manuellen Aufwand und ohne zus?tzliche Plattformen. Die integrierte HR-Automatisierungssoftware synchronisiert Entgeltabrechnung und Zusatzleistungen automatisch, wodurch Fehler reduziert, Genehmigungen beschleunigt und Mitarbeiter in jedem Zyklus korrekt bezahlt werden.
Zeit- und Anwesenheitserfassung
Ein HRM-System protokolliert Arbeitsstunden, Schichten und Urlaubsantr?ge in Echtzeit. So lassen sich Zeitplanungskonflikte vermeiden und eine angemessene Personalabdeckung sicherstellen. Viele Plattformen bieten Mitarbeitern die M?glichkeit, ihre Arbeitszeit ¨¹ber mobile Ger?te oder Laptops zu erfassen, w?hrend das Backend-System Anwesenheitsmuster und ?berstunden automatisch aufzeichnet. Alerts und Berichte halten Sie stets auf dem Laufenden, um Arbeitskosten zu kontrollieren und Compliance zu gew?hrleisten.
Mitarbeiter-Selfservice-Portale
Mit modernen HRM-Systemen k?nnen Mitarbeitern ihre eigenen Daten und Antr?ge per Selfservice-Zugriff managen. HRM-Plattformen bieten allgemeine Features wie Aktualisierung von pers?nlichen Datens?tzen, Pr¨¹fung von Zusatzleistungen und Anzeige von Gehaltsabrechnungen. Diese L?sungen minimieren HR-Anfragen, entlasten das Personal zugunsten von Aufgaben mit h?herer Wertsch?pfung und bieten Mitarbeitern schnelleren Zugang zu den ben?tigten Informationen.
Compliance- und Reportingtools
Wechseln Sie von einer isolierten HR-Analyseplattform zu einer einheitlichen HRM-L?sung, mit der Sie Berichte zu Entgeltabrechnung, ?berstunden, Zusatzleistungen und demografischen Mitarbeiterdaten genau dann erstellen k?nnen, wenn Sie diese f¨¹r rechtliche und Audit-Zwecke ben?tigen. HRM-Unternehmensplattformen sch¨¹tzen sensible Datens?tze durch Verschl¨¹sselung und rollenbasierten Zugriff?¨C f¨¹r h?chste Compliance und sichere Mitarbeiterdaten im Unternehmen.
Warum in ein HRM-System investieren?
Eine Investition in ein HRM-System kann bereits wenige Monate nach der Implementierung Mehrwert generieren. Mit einem vordefinierten Programmumfang gehen Teams in mittelst?ndischen Unternehmen h?ufig nach nur vier bis sechs Monaten in den Live-Betrieb. Bei gro?en Unternehmen erfolgt der Rollout in der Regel phasenweise ¨¹ber einen l?ngeren Zeitraum, doch sie realisieren nach jeder Phase schnell einen ROI.
Durch die strategische Implementierung Ihres HRM k?nnen Sie signifikante Vorteile f¨¹r Ihr gesamtes Unternehmen erzielen, u.?a. bessere Compliance und eine solide Infrastruktur, die mit Ihrem Unternehmen w?chst.
H?here Effizienz und Automatisierung
Automatisierung und mobiler Selfservice entlasten HR-Teams von manueller Arbeit und f?rdern damit unternehmensweite Effizienz und Produktivit?t.
Mit ²ÝÝ®ÊÓƵ HCM hat Asda das Personalwesen f¨¹r 140.000 Besch?ftigte an ¨¹ber 700 Standorten vereinheitlicht. F¨¹hrungskr?fte profitieren jetzt von aussagekr?ftigeren Echtzeit-Einblicken, und Informationen zu Urlauben und Trainings werden korrekt auf den Mobilger?ten der Mitarbeitenden angezeigt. So kann sich die HR-Funktion auf Aufgaben mit h?herer Wertsch?pfung konzentrieren. ?Mit dem Go-live haben wir einen l¨¹ckenlosen End-to-End-Recruiting-Prozess etabliert¡°, berichtet Loretta Smith, Senior Director for HR Transformation. ?Kandidaten durchlaufen das System jetzt nahtlos, was manuelle Arbeit reduziert und die Effizienz in allen Bereichen optimiert.¡°
H?here Datengenauigkeit und Compliance
Pr?zise Daten reduzieren Entgeltabrechnungsfehler und senken das Compliance-Risiko. HRM-Systeme ¨¹bertragen Daten direkt an Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen und Mitarbeiterdatens?tze?¨C so reduzieren Sie manuelle Korrekturen und die damit verbundenen Risiken.
Mit der Migration der Entgeltabrechnung zu ²ÝÝ®ÊÓƵ erzielte Land O'Lakes eine Genauigkeit von ¨¹ber 99,9?%, minimierte Off-Cycle-Korrekturen sowie papierbasierte Prozesse und optimierte gleichzeitig die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.
Bessere Mitarbeitererfahrung und h?heres Engagement
HRM-Systeme binden Performance-Management-Software ein, damit alle Mitarbeitenden Zugriff auf die richtigen Aufgaben, Apps und Updates erhalten. Sie personalisieren Onboarding und Weiterentwicklung, um das Engagement zu steigern und konsistentere Trainingsergebnisse f¨¹r Manager und Teams zu erzielen.
Nach der Implementierung von ²ÝÝ®ÊÓƵ verbesserte Sun Life sein Wissensmanagement und konnte die berufliche Entwicklung gezielter auf jeden Mitarbeiter zuschneiden. Folglich stieg auch das Mitarbeiter-Engagement und die Produktivit?t im gesamten Unternehmen.
Skalierbare Infrastruktur f¨¹r wachsende Teams
Isolierte Systeme sto?en bei wachsendem Headcount schnell an ihre Grenzen, w?hrend einheitliche Plattformen auf Wachstum ausgelegt sind. Ein integriertes System arbeitet mit einem zentralen Datenmodell, sodass Sie Mitarbeitende und Standorte ohne zus?tzlichen Aufwand hinzuf¨¹gen k?nnen.
Mit ²ÝÝ®ÊÓƵ konsolidierte Opteon 31 Unternehmenszuk?ufe zu einem einheitlichen Betriebsmodell und vernetzte dabei s?mtliche Daten, Technologien und Prozesse zugunsten einer gemeinsamen Ausrichtung der konzernweiten Strategien. ?Je besser es uns gelingt, Technologien und Daten zu vernetzen und zu integrieren, desto erfolgreicher werden wir¡°, sagte James Harkness, Chief Strategy and Finance Officer bei Opteon.
Schon gewusst?
SHRM zufolge im Jahr 2025 KI-gest¨¹tzte L?sungen wie HRM-Systeme f¨¹r HR-Aufgaben?¨C von der Vorauswahl von Bewerbern ¨¹ber die Fortschrittsverfolgung bei Learning und Weiterentwicklung bis zur Weiterqualifizierung von Mitarbeitern.
H?ufig gestellte Fragen
Auf welche Features sollte ich bei einem HRM-System achten?
HRM-Systeme bieten in der Regel die Funktionen, die f¨¹r die meisten Unternehmen entscheidend sind, wie Entgeltabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen sowie Zeit- und Anwesenheitserfassung. Compliance- und Reporting-Features sowie sichere L?sungen f¨¹r das Management von Mitarbeiterdaten sind ebenfalls unverzichtbar. Ein System, das Mitarbeiter-Selfservice-mit mobilem Zugriff bietet, ist zwar nicht in jedem Fall erforderlich, kann aber den Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Wie viel kostet die Implementierung eines HR-Managementsystems?
Die Kosten f¨¹r ein HRM-System h?ngen in der Regel von der Unternehmensgr??e und den individuellen Anforderungen ab. Bei kleineren Unternehmen f?llt in der Regel eine monatliche Geb¨¹hr pro Mitarbeiter an, gr??ere Unternehmen hingegen zahlen f¨¹r umfangreichere Funktionen mitunter sechsstellige Jahresbetr?ge. Zus?tzlich zu den Abonnementgeb¨¹hren sollten Sie ein Zeit- und Kostenbudget f¨¹r Setup, Training und Datenmigration einkalkulieren.
Welche HR-Software eignet sich am besten f¨¹r Remote-Teams?
Remote-Teams brauchen Systeme, die ¨¹berall funktionieren. Daher priorisieren viele auf Remote-Arbeit fokussierte Unternehmen cloudbasierte Softwarel?sungen. Mit ihren Laptops oder Mobilger?ten k?nnen sich die Mitarbeitenden standortunabh?ngig anmelden und auf ihre eigenen Konten zugreifen?¨C sei es f¨¹r Urlaubsantr?ge, Aktualisierung von Details oder Abrechnungspr¨¹fung von zu Hause oder unterwegs.
Was sind die Vorteile automatisierter HR-Prozesse?
Die Automatisierung kann praktisch jede Aufgabe f¨¹r HR-Teams erleichtern. Automatisierte Tools beschleunigen Routineaufgaben wie Entgeltabrechnung und Urlaubsgenehmigungen?¨C das entlastet die Personalabteilung. Au?erdem werden so korrekte Entgeltzahlungen und schnelle Antworten an die Mitarbeiter gew?hrleistet. Unternehmen k?nnen die durch automatisierte L?sungen eingesparte Zeit in die Strategieentwicklung reinvestieren und damit das Wachstum unterst¨¹tzen.
Was ist der Unterschied zwischen HRM, HRIS und HCM?
HRM, HRIS und HCM unterscheiden sich jeweils durch ihren Funktionsumfang. Dieser ist bei HRIS am geringsten und konzentriert sich vor allem auf Speicherung und Organisation von Mitarbeiterdaten. HRM bietet die Features eines HRIS, bietet aber zus?tzlich Prozesse wie Entgeltabrechnung, Zeitplanung und grundlegende Talentmanagement-Funktionen. HCM erweitert den Umfang von HRIS und HRM um strategiefokussierte Features wie Learning und Weiterentwicklung sowie Personalplanung.
Welche Compliance-Funktionen sind in HR-Systemen unverzichtbar?
Die besten HR-Systeme bieten sichere Speicherl?sungen, Audit-Protokolle und zuverl?ssiges Reporting, um Vorschriften und Audits zu entsprechen. Systeme sollten zudem automatisch kritische Aspekte wie auslaufende Zertifikate oder zu viele ?berstunden erkennen und anzeigen, damit Probleme rechtzeitig erkannt werden. Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten t?tig ist, empfiehlt sich ein HR-System, das seine Prozesse mit wechselnden Arbeits- und Steuergesetzen synchronisiert.
HR fit f¨¹r die Zukunft machen