Die deutsche Wirtschaft boomt dank gut ausgebildeter, hochqualifizierter und technisch versierter Arbeitskr?fte. Das Land hat das viertgr??te BIP der Welt und ist die drittgr??te Exportnation nach China und den USA. Das deutsche Arbeitsschutzgesetz, das Entgeltabrechnung, Urlaubsanspruch, Sicherheit am Arbeitsplatz und andere Arbeitnehmerrechte regelt, geh?rt zu den strengsten weltweit.?
Wie jedes andere Unternehmen in Deutschland muss auch die DATEV eG gemeinsam mit den Betriebsr?ten daf¨¹r sorgen, dass die geltenden Vorschriften eingehalten werden. Zudem muss der Schutz der Mitarbeiterdaten nach Ma?gabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europ?ischen Union (EU) gew?hrleistet werden.
Michael Goller, der als Technical Architect f¨¹r ²ÝÝ®ÊÓƵ bei DATEV arbeitet, kennt diese arbeitsrechtlichen Vorschriften gut. Seine Aufgabe besteht zum gro?en Teil darin, die kontinuierliche Gesetzeskonformit?t des Unternehmens zu gew?hrleisten. Au?erdem verwaltet er den sicheren, rollenbasierten Zugriff auf HR-Daten. Diese umfassen sowohl pers?nliche Daten der Mitarbeiter als auch Betriebsdaten, auf deren Grundlage die Gesch?ftsleitung fundierte organisatorische Entscheidungen treffen kann. Zu seinen Aufgabengebieten z?hlt auch der Datenschutz.
Zeit f¨¹r ein Update
Vor dem Wechsel befanden sich die HR-Daten von DATEV in komplexen, 20 Jahre alten Speichersystemen. Um die Daten zu Analyse- und Reportingzwecken mit Informationen aus anderen Systemen zu kombinieren, mussten sie mittels einen komplexen Extraktions-, Transformations- und Ladevorgangs (ETL) an ein Data Warehouse ¨¹bermittelt werden. ?Zur Modernisierung unseres Personaldatensystems haben wir uns f¨¹r ²ÝÝ®ÊÓƵ entschieden, um Datenzugriff, -management, -analyse und -reporting funktions¨¹bergreifend zu vereinfachen¡°, so Goller.?
Doch dabei stie? DATEV auf ein massives Problem. ?Alles, was historische HR-Daten erforderte, war praktisch unm?glich oder der gesamte Vorgang erwies sich als unvorstellbar m¨¹hsam und zeitaufwendig¡°, erkl?rt Goller. ?Die komplette Historie aus unserer alten GHCM-Software in ²ÝÝ®ÊÓƵ zu laden, h?tte einfach zu lange gedauert.¡°
Dank ²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics sind unsere historischen Daten inzwischen uneingeschr?nkt zug?nglich und alle relevanten Informationen befinden sich in einer zentralen L?sung. Au?erdem haben wir Selfservice-Funktionen f¨¹r die Anwender in ²ÝÝ®ÊÓƵ aktiviert.Technical Architect
Ein einfacher Zugriff auf historische HR-Daten war unerl?sslich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterprofile bei DATEV vollst?ndig, korrekt und mit den deutschen Arbeitsschutzbestimmungen vereinbar sind. Angesichts dieser Herausforderung wurde Goller auf ²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics aufmerksam. Die L?sung versprach einen Daten-Hub, mit dem es DATEV m?glich w?re, gro?e Mengen an historischen und operativen Daten mit verl?sslichen ²ÝÝ®ÊÓƵ-Daten in einer einheitlichen, sicheren Quelle zusammenzuf¨¹hren. ?Mit der Anbindung von Prism Analytics an unser ²ÝÝ®ÊÓƵ-Setup konnten wir das zentrale Problem?¨C den Zugriff auf unsere historischen HR-Daten?¨C l?sen¡°, so Goller. ?Schlie?lich haben wir das alte Data Warehouse au?er Betrieb genommen und konnten so Zeit und Kosten sparen.¡°
Weihnachten im Juli
Kurz nach dem Go-live mit ²ÝÝ®ÊÓƵ war es f¨¹r Goller an der Zeit, in der neuen Umgebung ein h?chst zeitkritisches Projekt in Angriff zu nehmen: die Berechnung des Weihnachtsbonus. ?Nach dem Abschluss des Deployments im Fr¨¹hsommer waren wir gefordert, das Bonusmodell bis Ende Oktober fertigzustellen¡°, erl?utert er. ?Dazu waren Daten aus mehreren Quellen einschlie?lich historischer Daten erforderlich. Auch musste der Bonusbetrag f¨¹r jeden Mitarbeiter separat berechnet werden. Jegliche Verz?gerung h?tte in der gesamten Belegschaft f¨¹r Unmut gesorgt. Doch dank des Daten-Hubs in ²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics konnten wir alle unsere Daten nahtlos in einer zentralen L?sung zusammenf¨¹hren und unsere Frist einhalten.¡°?
Dies schreibt Goller auch der professionellen Beratung durch eine ²ÝÝ®ÊÓƵ-Consultant-Fachkraft zu, die seinem Team half, den Einstieg zu bew?ltigen und Prism Analytics optimal zu konfigurieren. ?Wir konnten Fehlstarts vermeiden, die unseren Go-live-Termin gef?hrdet h?tten¡°, so sein Res¨¹mee. ?Es gelang uns, alle relevanten Datenelemente nahtlos in unser Modell zu exportieren, zu testen und dann problemlos in unsere Produktionsl?sung f¨¹r die Entgeltabrechnung zu ¨¹berf¨¹hren.¡°
Insolvenzversicherung: ein Schritt in Richtung Selfservice
In Deutschland k?nnen Mitarbeitende eine berufliche Auszeit von mehreren Jahren nehmen. DATEV erlaubt Sabbaticals von bis zu drei Jahren. In der Zeit vor diesem Sonderurlaub wird eine R¨¹cklage aus dem Gehalt des Mitarbeiters gebildet, die ihm w?hrend seiner Abwesenheit ausgezahlt wird. ?Dieses Geld muss vom Arbeitgeber versichert werden. Dies kann sich zu einem betr?chtlichen bilanziellen Posten summieren, der von den Auditoren ganz genau gepr¨¹ft wird. So funktioniert das auch bei DATEV¡°, so Goller. ?Jeweils im Dezember m¨¹ssen wir unserem Versicherer einen Bericht vorlegen, der daraufhin seinen Deckungsbetrag je nach der Gesamtr¨¹ckstellung, die wir in der Bilanz verbucht haben, anpasst. Au?erdem m¨¹ssen wir jeden Besch?ftigten einmal j?hrlich ¨¹ber die Betr?ge informieren.¡°
Durch die Einbindung von Datenberichten, die von ²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics generiert werden, k?nnen wir unsere Gesch?ftsprozesse nun mit wesentlich mehr Informationen anreichern als zuvor.
Technical Architect
²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics bot Goller ein Daten-Hub, um die bisher isolierten Daten zusammenzuf¨¹hren. So konnte er den Bericht f¨¹r die Versicherungsgesellschaft und die Berichte f¨¹r die einzelnen Mitarbeiter richtlinienkonform im Dezember bereitstellen. ?Dazu ben?tigten wir auch historische Daten aus unserem Altsystem, die per Upload umgehend verf¨¹gbar waren¡°, erkl?rt er. ?Da es sich nun um einen Prism-Bericht handelt und die Verarbeitung haupts?chlich in ²ÝÝ®ÊÓƵ erfolgt, k?nnen die Mitarbeiter ihre eigenen Reports generieren. Unser Selfservice umfasst derzeit den sicheren Zugriff auf Zeitnachweise, Entgeltabrechnungsinformationen und andere pers?nliche Daten.¡°?
Goller muss die Daten also nicht mehr m¨¹hsam konvertieren, um die verschiedenen Berichte zu erstellen. ?Ich habe kein besonderes technisches Wissen, daher f?llt es mir mit dem Prism Analytics-Daten-Hub jetzt wesentlich leichter, Integrationen in ²ÝÝ®ÊÓƵ vorzunehmen¡°, berichtet er. ?Man generiert einen Bericht in ²ÝÝ®ÊÓƵ, exportiert die Daten nach Prism und kombiniert sie dann mit Daten aus dem externen System. Im n?chsten Schritt werden die Daten zusammengef¨¹hrt und integriert?¨C und schon ist der Bericht fertig. M?gliche Fehler lassen sich leicht korrigieren.¡°
DSGVO gew?hrleistet Datenschutz und Compliance
Die EU-Bestimmungen der DSGVO sind komplex und ein Versto? dagegen kann teuer werden. Unternehmen sind unter anderem verpflichtet, die Daten einer Person zu l?schen, wenn sie nicht mehr ben?tigt werden oder wenn der Betroffene dies ausdr¨¹cklich w¨¹nscht. ?Mit Prism k?nnen wir Zeitpl?ne f¨¹r die Archivierung oder Entfernung bestimmter Personaldaten aus unserer ²ÝÝ®ÊÓƵ-Umgebung festlegen¡°, so Gollers Fazit. ?In Kombination mit den integrierten Sicherheitsfunktionen in ²ÝÝ®ÊÓƵ hilft uns diese zus?tzliche Funktionalit?t, die Daten unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu sch¨¹tzen und die Einhaltung der DSGVO zu gew?hrleisten. Beides ist f¨¹r die Unternehmensleitung und die Betriebsr?te von DATEV von entscheidender Bedeutung.¡°