Die Einzelhandelskette CORT f¨¹r Mietm?bel war davon ¨¹berzeugt, dass es eine bessere L?sung geben musste. Die Konsolidierung von Tabellenkalkulationen aus 50?Betriebsbezirken zu einem Bericht auf Unternehmensebene dauerte sechs Monate. Das Ergebnis? Ein irrelevantes und veraltetes Budget. Nach der Umstellung auf ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning konnte CORT den Prozess des Corporate Reportings um drei Monate verk¨¹rzen. Die Cloud-Plattform verbesserte die Prognosen um 80?% und unterst¨¹tzte gleichzeitig 400?Personen, die am Reporting beteiligt waren. Mit modernisierten Funktionen zur Verwaltung der finanziellen Performance konnte CORT monatliche Prognosen f¨¹r ein verbessertes Reporting und pr?zisere Analysen einf¨¹hren.
²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning war die einzige L?sung, die daf¨¹r wirklich geeignet war. Sie bedeutet einen gro?en Sprung nach vorn in Bezug auf den Funktionsumfang, ohne dass wir die Welt auf den Kopf stellen mussten.
Chief Financial Officer
Herausforderungen
- Umst?ndliche Budgeterstellung ¨¹ber sechs Monate
- Getrennt gef¨¹hrte Kalkulationstabellen f¨¹r 50?Betriebsbezirke
- Enormer Zeitaufwand f¨¹r die Zusammenstellung und Konsolidierung der Daten
- Mangel an Versionskontrolle
Ergebnisse
- Halbierung des Budgetierungsprozesses
- Erweitert auf 400?Mitarbeiter in der gesamten Organisation
- Reduzierung des Zeitaufwands f¨¹r Prognosen um 80?%
- L?sung von Versionsproblemen, Schaffung einer zentralen Datenquelle f¨¹r das Unternehmen
Einleitung
CORT Business Services (CORT), ein Unternehmen von Berkshire Hathaway, ist der f¨¹hrende Anbieter von Umzugsdiensten in den Vereinigten Staaten. Mit mehr als 2200 Mitarbeitern in 42 Bundesstaaten z?hlt CORT mehr als 80?Prozent der Fortune-500-Unternehmen zu seinen Kunden. Das Unternehmen hat dar¨¹ber hinaus ein globales Netz von Gesch?ftspartnern aufgebaut, die in fast 70?L?ndern der Welt L?sungen anbieten. CORT erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 350?Millionen Dollar in mehreren Gesch?ftsbereichen. Das Unternehmen ist in sieben Abteilungen gegliedert: Immobilien, Personalwesen, Finanzen, National Accounts, Haushaltswaren, Relocation Services sowie Marketing und Merchandising. Dar¨¹ber hinaus hat es eine Tochtergesellschaft in Gro?britannien.
Die Herausforderung:
Bei CORT planen alle 50?Betriebsbezirke ihr eigenes Budget. Das Finanzteam musste daher eine gro?e Anzahl separat gef¨¹hrter Kalkulationstabellen abgleichen. Jede Kalkulationstabelle musste dann am Ende des Haushaltszyklus auf die regionale und die Unternehmensebene ¨¹bertragen werden. Die Konsolidierung der Daten, die ?berpr¨¹fung der Formeln und die Kontrolle der Tabellen auf Fehlerfreiheit war sehr zeitaufwendig. Die Versionskontrolle war schwierig und es war manchmal unklar, welche Version die zuletzt eingereichte und genehmigte war.
Da wir mit Excel arbeiteten, war das unglaublich zeitaufwendig¡°, erinnert sich Deborah Lansford, CFO von CORT. ?Unser Controller aktualisierte die Excel-basierten Planungen, verschickte sie und hoffte, dass niemand ?nderungen an den Annahmen oder Formeln vornahm. Doch Fehler waren unvermeidlich. Daher mussten wir mit dem Haushaltszyklus sehr fr¨¹h im Jahr beginnen. Bis August mussten die Eingaben zum Haushalt gesammelt und die Daten konsolidiert werden. Die Pr¨¹fungen dauerten mehrere Monate, damit der Haushalt schlie?lich bis zum Jahresende fertiggestellt war. Das Ergebnis war ein veraltetes Budget, das nicht mehr relevant oder korrekt war.¡°
Die L?sung:
Um ihre Budgetierungs-, Prognose- und Reportingprozesse zu verbessern, wollte die Finanzgruppe in eine Business Performance Management-L?sung investieren, die es ihr erm?glichen w¨¹rde, ihre Prozesse erheblich zu beschleunigen und genauere und unmittelbarere Daten zu liefern.
?Wir wollten etwas ver?ndern, aber nicht in etwas, das schwer zu erlernen ist. Die von uns evaluierten L?sungen waren zu gro?, zu zeitaufwendig, zu teuer oder einfach zu viel f¨¹r ein Unternehmen unserer Gr??e¡°, erinnert sich Lansford.
Nach der Evaluierung mehrerer Anbieter ¨¹berzeugte ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning durch sein schnelles Onboarding f¨¹r Anwender. Zudem bot es das vertraute Excel-Look-and-Feel. Wichtig war auch, dass damit Versionskontrollprobleme und Formelfehler vermieden werden konnten. ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning erforderte keine gro?en finanziellen Investitionen, ben?tigte keinen IT-Support und erm?glichte ein nahtloses Roll-up der Daten von der Bezirks- und Abteilungsebene in den Gesamtplan des Unternehmens.
?²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning war die einzige L?sung, die daf¨¹r wirklich geeignet war. Sie bedeutet einen gro?en Sprung nach vorn in Bezug auf den Funktionsumfang, ohne dass wir die Welt auf den Kopf stellen mussten¡°, best?tigt Lansford. ?Ein wichtiges Verkaufsargument f¨¹r ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning war, dass keine internen IT-Ressourcen f¨¹r die Durchf¨¹hrung des Budgetierungsprojekts erforderlich waren. Unsere IT-Ressourcen k?nnen wir besser f¨¹r andere Unternehmensziele einsetzen.¡°
Die Ergebnisse
CORT arbeitete mit einem lokalen Partner in Virginia zusammen, um ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning zu implementieren und sein eigenes Modell aufzubauen. CORT erstellte sein erstes Budget mit ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning und gab mehr als 400?Mitarbeitern Zugang zu der Anwendung. Der Prozess dauerte nicht ganz 3?Monate und damit um mehr als die H?lfte weniger als bisher. Au?erdem wurde der Prozess standardisiert. Durch die Aufnahme gemeinsamer Annahmen und Standardformeln in das Modell wurden Fehler im Budget vermieden.
?Mit ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning k?nnen wir den Budgetierungsprozess in das letzte Quartal des Jahres verschieben und trotzdem sicher sein, dass wir ihn rechtzeitig abschlie?en. Vor allem aber erhalten wir einen besseren ?berblick ¨¹ber die finanzielle Situation des Unternehmens und ein genaueres Budget¡°, sagt Lansford. ?Wir haben genau das bekommen, wonach wir gesucht haben, um unseren Budgetierungsprozess weniger aufwendig zu gestalten?¨C und brauchten daf¨¹r auch kein Verm?gen ausgeben.¡°
Da das Finanzteam nun Budgetpl?ne viel schneller und einfacher aktualisieren kann, verwendet es ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning auch als monatliches Prognosetool. Die Prognoseerstellung ist nun ein einfacher, eint?giger ?berpr¨¹fungsprozess, der weitaus effizienter und effektiver ist als der vorherige Prozess. Die mehrdimensionale Cube Sheet-Listenfunktion der Anwendung erm?glicht einen schnellen ?berblick ¨¹ber die wichtigsten Annahmen, wie z.?B. die Anzahl der zu einem bestimmten Dollarwert vermieteten Einheiten in den verschiedenen Zentren. ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning erm?glicht ferner einen konsistenten Upload der Prognosen in das ERP-System, um das Reporting und die Analyse zu verbessern.
?F¨¹r alle, die bei der Unternehmensbudgetierung noch auf Excel-Tabellen angewiesen sind, stellt ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning einen einfachen und intelligenten ?bergang zu einer modernen webbasierten Anwendung dar¡°, best?tigt Lansford.
Wir erhalten einen besseren Einblick in die Finanzen und ein pr?ziseres Budget. Wir haben genau das bekommen, wonach wir gesucht haben, um unseren Budgetierungsprozess weniger aufwendig zu gestalten?¨C und brauchten daf¨¹r auch kein Verm?gen auszugeben.
Chief Financial Officer