Avago war urspr¨¹nglich die Halbleiterabteilung von Hewlett Packard. Das Unternehmen ist tief im Silicon Valley verwurzelt und hat seinen eigenen Platz auf der Weltb¨¹hne eingenommen. Seine Produkte finden Anwendung in Smartphones, Unterhaltungselektronik, Unternehmensspeichern und -Servern und Industrieelektronik. Der Kundenstamm reicht von LG und Samsung bis Cisco und Siemens.
Das Unternehmen ist in mehr als einem Dutzend L?ndern auf der ganzen Welt t?tig und hat jetzt, um seine globale Reichweite zu managen, zwei Hauptsitze, einen in Singapur und einen San Jose, Kalifornien. Der Wunsch, seine weltweit t?tigen Mitarbeiter besser betreuen zu k?nnen, hat Avago zu ²ÝÝ®ÊÓƵ gef¨¹hrt.
Die Suche nach einer kosteng¨¹nstigen, globalen L?sung
Chong Yee Lin, globaler HRIS Senior Manager bei Avago erinnert sich an die Reise, die 2008 begann, kurz bevor das Unternehmen an die B?rse ging.
?Wir waren auf der Suche nach einem Cloud-Service f¨¹r Unternehmen, der eine globale Abstimmung der Prozesse bietet¡°, sagt sie. ?Wir wollten einen Selfservice f¨¹r F¨¹hrungskr?fte und Mitarbeiter. Au?erdem w¨¹nschten wir uns eine L?sung, die anwenderfreundlich und einfach einzuf¨¹hren war, und das weltweit.¡°
Bei den zwei Legacy-ERP-Systemen von Avago vermisste man nicht nur den Selfservice, sie mussten auch st?ndig aufeinander abgestimmt werden. Daten von einem System wurden h?ndisch in das andere eingegeben. Weil das HR-Team von keinem der Systeme alle Daten erhalten konnte, verwendete es ein Reporting-Tool von einem Drittanbieter. ?Das bedeutete vor allem viel manuelle Arbeit¡°, erinnert sich Yee Lin.
Das Unternehmen w¨¹nschte sich eine L?sung, die leicht zu ?ndern und zu aktualisieren war, ohne den langwierigen Prozess, der bei seinem Legacy-System erforderlich war. Ein wichtiger Aspekt war auch die Benutzerfreundlichkeit. ?Wir haben einen Endanwendertest durchgef¨¹hrt und die Mitarbeiter durften die L?sungen bewerten¡°, erinnert sich Yee Lin. ?Sie bevorzugten ²ÝÝ®ÊÓƵ. Was das Look and Feel anging, war es intuitiver als andere L?sungen.¡°
Am wichtigsten war dem Avago-Team, dass es eine kosteng¨¹nstige L?sung ist. ?Unter den L?sungen, die zur Auswahl standen, sollte die robusteste und wirtschaftlichste Plattform gew?hlt werden¡°, sagt Yee Lin.
Avago hat sich zwar auch die neuesten Versionen seiner Legacy-ERP-Systeme angesehen, hat aber schnell erkannt, dass eine cloudbasierte L?sung dem Unternehmen Geld sparen w¨¹rde. ?Einer der wichtigsten Gr¨¹nde f¨¹r die Entscheidung war, dass ²ÝÝ®ÊÓƵ ein Software-as-a-Service ist. Im Vergleich zu On-Premise-Implementierungen waren die Kosteneinsparungen von SaaS offensichtlich¡°, sagt Yee Lin. Im Vergleich zu On-Premise-Implementierungen waren die Kosteneinsparungen von SaaS offensichtlich¡°, sagt Yee Lin.
Deployment in Rekordzeit, mit problemloser Integration
Als sich das Team sich schlie?lich f¨¹r ²ÝÝ®ÊÓƵ entschieden hatte, stellte sich die Frage, wie schnell die L?sung weltweit implementiert werden k?nnte. Das Ziel? Sieben Monate f¨¹r das vollst?ndige Deployment.
?Wir haben uns gefragt, ob das ¨¹berhaupt m?glich sein w¨¹rde¡°, erkl?rt Yee Lin. ?Zu diesem Zeitpunkt war das Unternehmen noch etwas kleiner. Es war in 16 L?ndern t?tig. Wir hatten 12 W?hrungen und einige sprachliche Anforderungen. ²ÝÝ®ÊÓƵ wurde unser Partner und versprach uns, das in sieben Monaten hinzukriegen. Bei Mitbewerbern h?tte die Implementierung ein Jahr oder l?nger gedauert. Mit ²ÝÝ®ÊÓƵ haben wir unsere Ziele erreicht.¡°
²ÝÝ®ÊÓƵ-Updates werden mehrmals pro Jahr bereitgestellt. Das bedeutet, dass die Anwendungen von Avago immer auf dem neuesten Stand sind. Das Team von Yee Lin hatte eine lange Liste von ?nderungsanforderungen, bevor ²ÝÝ®ÊÓƵ zum Einsatz kam. ?Die Zeit f¨¹r die Implementierung war auf zwei Jahre angesetzt¡°, sagt sie. Doch mit jedem Update verringerte sich der R¨¹ckstand.
?Wir fanden heraus, dass viele Dinge, die wir als ?nett¡® oder sogar wichtig erachteten, ganz einfach aktiviert werden konnten¡°, sagt sie.?Einige wurden einfach schon mit dem Release geliefert, andere mussten konfiguriert werden. Daher hatten wir die Wahl und die Flexibilit?t, zu entscheiden und zu priorisieren, was wir wann brauchen. Wir k?nnen innerhalb unseres Teams entscheiden, wann wir Funktionen aktivieren.¡°
Wie jedes komplexe globale Unternehmen hat Avago viele Systeme, die integriert werden m¨¹ssen. Dass mit ²ÝÝ®ÊÓƵ die Integration reibungslos ablaufen w¨¹rde, war ein weiteres wichtiges Verkaufsargument.
?Eines der Implementierungsziele f¨¹r das Go-Live war, dass die Schnittstellen weiterhin funktionieren m¨¹ssen¡°, sagt Yee Lin. ?Wir hatten eine Liste von fast 20 Unternehmensschnittstellen, die verschiedene Teile des Unternehmens bedienten. Die wichtigsten Schnittstellen gehen von unserer ERP-L?sung aus, mit der wir die Bereitstellungslogistik und die Beschaffung abwickeln. Wir hatten auch Schnittstellen, die die Authentifizierung und die Single-Sign-on-Erstellung in anderen Teilen der Organisation speisten. Aber die prim?re Schnittstelle, die reibungslos funktionieren musste, war die Entgeltabrechnungsschnittstelle.¡°
Insgesamt verlief die Implementierung aus Sicht der HR-Abteilung und der Schnittstellen problemlos, ohne das Schnittstellen ausfielen. Dazu geh?rte auch die wichtige Integration in die lokalen Entgeltabrechnungssysteme.
Von vielen Systemen zu einer einzigen L?sung
Nachdem die L?sung nun dreieinhalb Jahre in Betrieb ist, hat Avagos Erfahrung mit ²ÝÝ®ÊÓƵ einige wichtige Vorteile aufgezeigt.
Yee Lin sagt, dass f¨¹r das Unternehmen gleich zu Beginn des Deployments finanzielle Vorteile deutlich wurden. F¨¹r Avago war es auch von Vorteil, dass viele Systeme durch eine einzige L?sung ersetzt wurden.??Diese eine Komplettl?sung bedeutet eine einfache Wartung und weitere Vorteile¡°, meint sie. ?Das Look and Feel ist gleich. Fr¨¹her waren die Spesen auf einem anderen System, und die Mitarbeiter mussten sich anders anmelden. Jetzt haben wir alles auf derselben Bedienoberfl?che.?Informationen ¨¹ber die Mitarbeiterhierarchie und Beziehungen f¨¹r die Genehmigung von Berichten befinden sich alle in derselben L?sung. Alle Funktionen verwenden denselben Workflow und es sind keine zus?tzlichen Schulungen erforderlich.¡°
Vor ²ÝÝ®ÊÓƵ war es nicht m?glich, die weltweiten Mitarbeiterzahlen f¨¹r das gesamte Unternehmen ohne manuelle Arbeit abzufragen. Die Daten mussten h?ndisch von Tabellenbl?ttern aus den verschiedenen L?ndern abgelesen und eingegeben werden. Yee Lins Team gab die Daten ein, so schnell sie eben hereinkamen. ?Es gab daher Zeiten, wo es gar nicht m?glich war, die korrekte Anzahl zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erhalten¡°, sagt sie. Jetzt ist die weltweite Mitarbeiteranzahl jederzeit abrufbar. ?Und wir haben die Aufschl¨¹sselung nach L?ndern, die Echtzeit-Mitarbeiteranzahl, die Bev?lkerung¡°, sagt sie. ?Wir k?nnen die Zahlen ganz einfach in fest angestellte Mitarbeiter und externe Mitarbeiter aufschl¨¹sseln. Abteilungsleiter k?nnen ihre eigene Liste ganz schnell in Echtzeit abrufen.¡°
Die Echtzeitanalysen von ²ÝÝ®ÊÓƵ haben dem Unternehmen geholfen, weil nun eine einzige globale Ansicht von bestimmten wichtigen Daten abgerufen werden kann. ?Wir k?nnen allen Managern wichtige Berichte im Dashboard bereitstellen, oder allen HR-Gesch?ftspartnern, sodass sie einen Standardbericht haben¡°, sagt sie. ?Diese Berichte werden w?hrend der Einf¨¹hrung wichtiger Programme verwendet.¡°
?Der Vorteil dabei ist, dass wir Berichte weltweit bereitstellen k?nnen. Diese k?nnen dann vom globalen HR Business Support Team abgerufen werden. Wir haben eine Standardansicht, die gegebenenfalls in Regionen aufgeschl¨¹sselt werden kann.¡°
²ÝÝ®ÊÓƵ hat Avago dabei unterst¨¹tzt, seine beiden Hauptsitze in Singapur und San Jose zu managen. Dies gestaltet sich mithilfe der L?sung viel leichter, weil nun beide Teams auf dieselben Informationen zugreifen k?nnen. ?Wir haben so viel ¨¹bergreifendes Reporting von Asien in die USA und umgekehrt¡°, meint Yee Lin. ?Wenn zum Beispiel globale Programme von den USA aus eingef¨¹hrt werden ¨C z.?B. Verg¨¹tung ¨C, haben wir jetzt weniger Probleme mit der Datenintegrit?t als fr¨¹her. Und von Anfang an konnten Manager und Mitarbeiter ihre Daten sehen.¡°
Bereit f¨¹r die Zukunft
Das Unternehmen entdeckt auch die Vorteile der mobilen F?higkeiten von ²ÝÝ®ÊÓƵ. Die Mitarbeiter verwenden nun Mobilger?te, um Belege zu erfassen und sehen Potenzial f¨¹r andere Zwecke. ?Mobilger?te sind ein Bereich, auf den wir uns noch mehr konzentrieren m?chten¡°, sagt Yee Lin. ?Es ist definitiv von Vorteil, wenn man sich die Dashboard-Berichte auf einem iPad oder Mobiltelefon ansehen kann.¡° Sie sieht auch Vorteile darin, dass F¨¹hrungskr?fte Genehmigungen ¨¹ber Mobilger?te erteilen k?nnen. Statt einfach nur Informationen abzurufen, k?nnen Manager sich damit befassen, wenn es f¨¹r sie gerade gut passt.
Und schlie?lich kann sich das HR-Team auf strategische Aufgaben konzentrieren. ?Jetzt sind keine manuellen Eingaben mehr n?tig¡°, sagt sie. ?In der HR-Abteilung haben wir das Gef¨¹hl, dass wir nun mehr Kontrolle haben, weil wir f¨¹r spezielle Konfigurationen keine Antr?ge mehr stellen m¨¹ssen. Das HR-Team hat nun diese F?higkeit und kann mit der IT zusammenarbeiten, um die strategischen Schnittstellen zu verbessern.¡°
?Derzeit definieren wir uns selbst noch immer als tendenziell administrative Abteilung. ²ÝÝ®ÊÓƵ gibt uns meiner Meinung nach die M?glichkeit, uns neu zu positionieren ¨C wir k?nnen uns jetzt st?rker auf strategische Fragen konzentrieren¡°, sagt sie.
?Normalerweise gibt es Widerst?nde gegen ?nderungen, aber wir haben gelernt, dass wir diese leicht ¨¹berwinden k?nnen¡°, schlie?t sie.??Wir sind davon ausgegangen, dass das ?nderungsmanagement zu einer gro?en Herausforderung werden w¨¹rde. Dem war aber nicht so.?Keine Neuigkeiten sind in diesem Fall gute Neuigkeiten.¡°