Ogni giorno, The Metropolitan Museum of Art (The Met) d¨¤ vita all¡¯arte per i visitatori di tutto il mondo. Con una collezione curata nel dettaglio, programmi educativi e di stage e tour online, The Met ha qualcosa per tutti. Tuttavia, la portata e la logistica per l¡¯acquisto e la gestione di beni e servizi di una operazione simile sono complesse e costose. E come ente no-profit, gli investimenti tecnologici del museo supportano le borse di studio, non le operazioni.
Quattro anni fa, The Met si ¨¨ ritrovato con debiti significativi e crescenti perdite operative e il team di gestione ha deciso di portare il proprio budget in pareggio entro l¡¯anno fiscale 2020. Il museo possedeva ²ÝÝ®ÊÓƵ Financial Management e ²ÝÝ®ÊÓƵ Procurement, ma l¡¯implementazione iniziale non aveva fatto dell¡¯approvvigionamento una priorit¨¤ e, con l¡¯evoluzione dell¡¯azienda, non era strutturato per sfruttarne i vantaggi. I processi risultavano isolati e inefficienti, il che ostacolava la comprensione della spesa indiretta, l¡¯approvazione delle richieste e il ritorno sull¡¯investimento (ROI) del fornitore.
A 12 mesi dalla reimplementazione di ²ÝÝ®ÊÓƵ avevamo risparmiato il 220% sul nostro obiettivo e abbiamo visto un ROI del 15% sui nostri progetti.
Chief Procurement Officer
Una grande reimplementazione
Mentre il team di approvvigionamento pensava a una strategia di soluzione che il personale avrebbe accettato, si aspettava che il cambiamento rappresentasse una sfida. Dopo un¡¯analisi approfondita dei flussi di lavoro e dei punti critici, The Met ha capito che poteva ridurre i costi, aumentare il controllo sulle spese e sui fornitori e migliorare l¡¯efficienza degli acquisti grazie alla reimplementazione di ²ÝÝ®ÊÓƵ Spend Management. I membri dello staff usavano gi¨¤ lo strumento, quindi avevano familiarit¨¤ con le basi, avevano solo bisogno di imparare le modifiche relative all¡¯automatizzazione e alla gestione dei processi source-to-pay nei vari dipartimenti. Inoltre, ²ÝÝ®ÊÓƵ Spend Management era facile da configurare, quindi The Met poteva affrontare rapidamente le sfide finanziarie e di approvvigionamento.
Automatizzazione dei processi finanziari e di approvvigionamento dal sourcing fino ai pagamenti
Disponibilit¨¤ di insight e controlli completi e personalizzabili
Offerta ai dipendenti di una soluzione familiare e facile da imparare
Abbiamo dato un¡¯occhiata alla nostra tecnologia di base, implementando strumenti che prima non avevamo sfruttato per migliorare il sistema e modificare i processi aziendali.
Chief Procurement Officer
L¡¯arte dell¡¯approvvigionamento
Gestire l¡¯approvvigionamento a sostegno del museo, che ospita 2 milioni di opere, ¨¨ un¡¯impresa colossale. Una parte fondamentale della reimplementazione di The Met ha comportato la ristrutturazione dei flussi di lavoro incentrandoli sull¡¯approvvigionamento. Questo cambiamento ha richiesto la formazione dei dipendenti in materia di approvvigionamento, sulla sua importanza e su come ²ÝÝ®ÊÓƵ avrebbe supportato operazioni pi¨´ efficienti ed efficaci. Tiffany Sen, chief procurement officer di The Met, afferma: ¡°Abbiamo dapprima fatto un giro di ascolto, cambiato il nostro approccio e poi abbiamo lanciato una nuova dichiarazione di intenti e una nuova politica di approvvigionamento.¡±
Sono stati organizzati caff¨¨ virtuali, teleconferenze e incontri individuali per aiutare il personale a prendere confidenza con le funzioni e a capire il valore del nuovo processo.
La perfetta integrazione tra le soluzioni ²ÝÝ®ÊÓƵ rende anche pi¨´ facile la creazione di flussi di lavoro automatizzati con qualsiasi dipartimento perch¨¦ il personale IT pu¨° assegnare ruoli di approvvigionamento e definire chi pu¨° accedere a tali flussi e approvare le richieste. Questo non solo minimizza il rischio, ma fornisce anche allo staff una maggiore autonomia e capacit¨¤ di self-service per gestire le richieste di acquisto e le approvazioni. La creazione di report e dashboard personalizzati ¨¨ ora pi¨´ facile e il personale pu¨° avere accesso e osservare in tempo reale il processo di approvvigionamento e le operazioni.
¡°Ci siamo approcciati alla riprogettazione del nostro processo procure-to-pay con una mentalit¨¤ molto aperta, concentrandoci su ruoli, approvazioni, sicurezza e reportistica¡±, spiega Sen. ¡°²ÝÝ®ÊÓƵ ¨¨ stato parte integrante del successo della nostra trasformazione perch¨¦, per la prima volta, abbiamo potuto mettere in atto controlli per minimizzare il rischio e posizionare l¡¯approvvigionamento al centro di tutte le attivit¨¤ di sourcing e di pagamento.¡±
A ²ÝÝ®ÊÓƵ Rising?... ho visto per la prima volta un dashboard di approvvigionamento di ²ÝÝ®ÊÓƵ e ho detto a Nicole: ¡°Dobbiamo averlo!¡±
Chief Procurement Officer
Un nuovo obiettivo di budget e risparmio
La reimplementazione sta dando i suoi frutti. Standardizzando e accelerando i processi source-to-pay, The Met ha superato i suoi obiettivi di risparmio e di budget. Il museo ha avuto quasi 160 progetti nell¡¯anno fiscale 2020 e ha registrato risparmi su tutta la linea, in tutte le categorie. ¡°Il primo anno dopo aver reimplementato ²ÝÝ®ÊÓƵ Spend Management abbiamo risparmiato il 220% sul nostro obiettivo e abbiamo visto un ROI del 15% sui nostri progetti¡±, afferma Sen. ¡°Abbiamo anche ridotto il processo di approvvigionamento da 29 fasi a 5 e l¡¯approvazione delle richieste di spesa ¨¨ passata da 12 a 2 giorni.¡±?
The Met gestisce ora l¡¯80% della sua spesa usando dashboard, report e flussi di lavoro digitali. Questo include ordini per beni e servizi per mostre, eventi speciali, formazione, ricerca e lavori di conservazione. ¡°Il nostro team di contabilit¨¤ fornitori pu¨° concentrarsi su attivit¨¤ a valore aggiunto come la gestione della cassa, le vecchie fatture, i registri anagrafici dei fornitori e la certificazione della diversit¨¤¡±, afferma Sen.
Avere un processo automatizzato sul cloud ha aiutato a mantenere la stabilit¨¤ quando The Met ¨¨ dovuta passare a lavorare in remoto durante la chiusura del museo a partire dalla scorsa primavera. Il risparmio sui costi ¨¨ stato fondamentale per riuscire a gestire le circostanze attuali.
Quando sorgono nuove sfide, ci si chiede: ¡°C¡¯¨¨ un modo migliore per affrontarle?¡±. Finora non abbiamo incontrato problemi che non siamo riusciti a risolvere con ²ÝÝ®ÊÓƵ.
Procurement Operations Manager
L¡¯approvvigionamento si trasforma in un motore di crescita
¡°Utilizzando ²ÝÝ®ÊÓƵ abbiamo messo in luce i punti di forza e le lacune della gestione dei dati nel nostro sistema¡±, afferma Sen. ¡°Le applicazioni ²ÝÝ®ÊÓƵ ci aiutano a lavorare in modo pi¨´ intelligente, non pi¨´ intenso.¡± Ha trasformato il ruolo del team di approvvigionamento da operatori tattici a leader strategici. Per rimanere formato e aggiornato su ²ÝÝ®ÊÓƵ, The Met si ¨¨ unito a gruppi di utenti e al programma del partner di progettazione e si relaziona regolarmente con i dipendenti e i clienti di ²ÝÝ®ÊÓƵ sulla ²ÝÝ®ÊÓƵ Community.
Recentemente, il team di approvvigionamento di The Met ha condotto un progetto organizzativo trasversale per trovare nuovi partner per la pubblicit¨¤, i servizi di ristorazione, la logistica della vendita al dettaglio, le uniformi del personale e le mostre speciali. Il museo ¨¨ stato anche in grado di avviare e completare diversi progetti di costruzione di capitale e miglioramenti della sicurezza a protezione del personale e della collezione.
¡°Da quando abbiamo trasformato i nostri processi con ²ÝÝ®ÊÓƵ, i responsabili del museo comprendono che il nostro contributo va oltre il taglio dei costi ed ¨¨ finalizzato alla creazione di valore¡±, dice il Sen. ¡°Aiutiamo anche tutti i nostri colleghi a minimizzare il rischio, a migliorare l¡¯efficienza dei processi, la gestione dei fornitori, la sostenibilit¨¤ e la strategia in modo da poter rendere l¡¯arte viva attraverso le nostre gallerie, mostre ed eventi rivelando nuove idee e connessioni inaspettate.¡±
Puntiamo molto su ²ÝÝ®ÊÓƵ per perfezionare l¡¯efficienza attraverso l¡¯intelligenza artificiale, l¡¯apprendimento automatico e l¡¯automazione robotica dei processi.
Chief Procurement Officer
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