Soucieuse de renforcer les liens entre les fonctions Finance et Operations et de surmonter la complexit¨¦ des processus et des syst¨¨mes, Veolia s'est tourn¨¦e vers ²ÝÝ®ÊÓƵ pour mettre en place une solution Cloud centralis¨¦e qui permettrait non seulement de gagner en efficacit¨¦ et de simplifier les processus RH, mais aussi d'am¨¦liorer la planification ¨¤ long terme au sein du groupe. Le Royaume-Uni et l'Irlande ont ¨¦t¨¦ les premiers pays concern¨¦s. Avec l'aide de l'¨¦quipe de support de ²ÝÝ®ÊÓƵ, le groupe a d¨¦ploy¨¦ ²ÝÝ®ÊÓƵ aupr¨¨s des 14?000?collaborateurs de la r¨¦gion. Malgr¨¦ le caract¨¨re essentiel et la complexit¨¦ du projet, la transition vers la nouvelle m¨¦thode de travail a profit¨¦ d'une planification m¨¦ticuleuse et tous les processus ont fonctionn¨¦ comme pr¨¦vu d¨¨s le premier jour.
L'adoption r¨¦ussie de ²ÝÝ®ÊÓƵ Financial Management, ²ÝÝ®ÊÓƵ Human Capital Management (HCM) et ²ÝÝ®ÊÓƵ Spend Management a favoris¨¦ la mise en ?uvre de ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning par la suite. Les avantages d'une solution enti¨¨rement int¨¦gr¨¦e sont consid¨¦rables, toutes les donn¨¦es ¨¦tant d¨¦sormais r¨¦unies en un seul endroit et facilement accessibles. Ainsi, l'¨¦quipe Finance est d¨¦sormais un partenaire strat¨¦gique de l'¨¦quipe Op¨¦rations, ce qui favorise grandement l'¨¦change d'informations et la collaboration lors de l'¨¦laboration des budgets et de la planification prospective.
Le groupe a ¨¦tendu cette transformation aux processus de reporting, de traitement et de gestion des frais. La mise en ?uvre de ²ÝÝ®ÊÓƵ Expenses a permis de rationaliser toutes les fonctions de traitement des frais. Les collaborateurs b¨¦n¨¦ficient ainsi d'un syst¨¨me facile d'utilisation, d'une comptabilit¨¦ et de remboursements plus pr¨¦cis et plus rapides, ainsi que d'un contr?le plus efficace des d¨¦penses des salari¨¦s.
Une transition r¨¦ussie vers un traitement des frais plus simple et plus efficace
En pr¨¦vision de la mise en ?uvre de ²ÝÝ®ÊÓƵ Expenses, l'¨¦quipe en charge de la transformation financi¨¨re de Veolia en a profit¨¦ pour r¨¦viser et renforcer la politique de gestion des frais existante du groupe, face ¨¤ des collaborateurs peu enclins ¨¤ la respecter. Des actions ont ¨¦t¨¦ entreprises pour ¨¦laborer une politique adapt¨¦e ¨¤ tous, suivies d'une p¨¦riode de test de plusieurs semaines, puis d'un lancement initial progressif aupr¨¨s d'un groupe restreint d'utilisateurs, tandis que l'ancien syst¨¨me ¨¦tait retir¨¦. Un programme de communication par ¨¦tapes a permis ¨¤ tous les utilisateurs potentiels d'¨ºtre inform¨¦s des changements imminents et de se pr¨¦parer aux nouvelles proc¨¦dures. Une fois le projet lanc¨¦, les utilisateurs ont b¨¦n¨¦fici¨¦ de formations virtuelles sous forme de vid¨¦os et de sessions informelles, ainsi que de FAQ et de rappel p¨¦riodiques.
Selon Peter Keery, Finance Transformation Director de l'entreprise, la difficult¨¦ majeure r¨¦sidait dans l'ajustement pr¨¦cis du code et des param¨¨tres par d¨¦faut du nouveau syst¨¨me, tout en prenant en compte le kilom¨¦trage total et en veillant ¨¤ ce que les utilisateurs soient bien au fait du processus et de la logique sous-jacente ¨¤ la nouvelle proc¨¦dure de d¨¦claration de kilom¨¦trage. Autre complication?: la modification du taux de remboursement des frais kilom¨¦triques par le HMRC le jour du lancement du nouveau syst¨¨me de gestion des frais par Veolia. ??Ces difficult¨¦s ont ¨¦t¨¦ rapidement r¨¦solues, explique Peter Keery. Il n'y a pas eu de probl¨¨mes majeurs et les utilisateurs ont favorablement accueilli et adopt¨¦ le syst¨¨me.??
Le montant et la fr¨¦quence des demandes de remboursement de frais varient selon les personnes. Il ¨¦tait donc important que le syst¨¨me soit simple ¨¤ utiliser, qu'il offre une proc¨¦dure coh¨¦rente pour tous les types de demandes et qu'il permette des approbations et des remboursements rapides ¨¤ tout moment.
Peter Keery, Finance Transformation Director
Des ¨¦conomies et des gains d'efficacit¨¦ associ¨¦s ¨¤ une capacit¨¦ mondiale
La mise en ?uvre de ²ÝÝ®ÊÓƵ Expenses a permis ¨¤ Veolia d'abandonner l'ancien syst¨¨me tiers, r¨¦alisant ainsi une ¨¦conomie imm¨¦diate de 250?000?livres sterling. Aujourd'hui, toutes les donn¨¦es sur les frais sont saisies, trait¨¦es et g¨¦r¨¦es au sein de ²ÝÝ®ÊÓƵ, sans gestion distincte des utilisateurs ou des comptes bancaires et sans qu'il soit n¨¦cessaire d'int¨¦grer les demandes de remboursement de frais. Toutes les donn¨¦es sont regroup¨¦es en un seul endroit, ce qui facilite le passage entre le compte de r¨¦sultat et la demande de remboursement de frais pour consulter les justificatifs correspondants.
??Le nouveau syst¨¨me a consid¨¦rablement simplifi¨¦ le processus de gestion des frais et les proc¨¦dures approuv¨¦es sont beaucoup mieux respect¨¦es, d¨¦clare Peter Keery. Les gains d'efficacit¨¦ ont ¨¦t¨¦ consid¨¦rables, et en plus de simplifier grandement la t?che de l'¨¦quipe Finance, le syst¨¨me a permis de minimiser les retards dans le traitement, l'autorisation et le paiement des frais. Toutes les informations sont litt¨¦ralement ¨¤ port¨¦e de main, et le fait de disposer d'une fonction de reporting aussi r¨¦active et efficace a vraiment fait la diff¨¦rence.??
Con?u comme un outil de gestion des frais ¨¤ l'¨¦chelle mondiale, ²ÝÝ®ÊÓƵ Expenses tient compte des diff¨¦rences en mati¨¨re de fiscalit¨¦, de devises, de r¨¨gles douani¨¨res, de langue, d'indemnit¨¦s et d'exigences de remboursement r¨¦gionales. Apr¨¨s la mise en ?uvre r¨¦ussie au Royaume-Uni et en Irlande, Veolia d¨¦ploie actuellement le syst¨¨me en Finlande et s'appr¨ºte ¨¤ le faire pour ses op¨¦rations aux Pays-Bas, en Belgique et au Luxembourg.
Une seule source de donn¨¦es pour surmonter les difficult¨¦s li¨¦es ¨¤ la port¨¦e et ¨¤ la complexit¨¦
Avec 14?000?collaborateurs au Royaume-Uni, en Irlande et en Finlande, la gestion, le traitement et le reporting des donn¨¦es financi¨¨res au sein de Veolia sont non seulement complexes, mais aussi ¨¤ grande ¨¦chelle. L'avantage de disposer de donn¨¦es coh¨¦rentes en un seul endroit fait toute la diff¨¦rence dans le traitement des demandes de remboursement de frais. Le processus OTC de l'entreprise en profite aussi.
Malgr¨¦ ses six ou sept syst¨¨mes front-end pour g¨¦rer toutes les relations clients et les modalit¨¦s de facturation, l'entreprise n'a pas pu trouver de solution ad¨¦quate pour transf¨¦rer la gestion de la tr¨¦sorerie vers son ancien syst¨¨me SAP. Les donn¨¦es des clients pouvaient ¨ºtre r¨¦pliqu¨¦es sur chaque syst¨¨me, et saisies ¨¤ des moments diff¨¦rents, sur des syst¨¨mes diff¨¦rents et ¨¤ partir de sites diff¨¦rents au sein du groupe. Cela n'a fait qu'ajouter ¨¤ la complexit¨¦ du processus de rapprochement toujours plus d¨¦courageant, frustrant et chronophage.
²ÝÝ®ÊÓƵ a aid¨¦ Veolia ¨¤ surmonter ces d¨¦fis en regroupant tous les dossiers des clients en un seul endroit. Apr¨¨s des tests intensifs portant sur 700?000?factures, les factures provenant des syst¨¨mes front-end sont d¨¦sormais transmises ¨¤ ²ÝÝ®ÊÓƵ qui g¨¦n¨¨re le PDF, assure la diffusion par e-mail et g¨¨re tous les processus d'encaissement.
L'¨¦quipe de ²ÝÝ®ÊÓƵ nous a soutenus tout au long du processus et nous a aid¨¦s ¨¤ tirer le meilleur parti de ce syst¨¨me int¨¦gr¨¦ et polyvalent. Le fait de disposer d'une seule source de donn¨¦es pour tous les aspects de la gestion financi¨¨re a vraiment fait la diff¨¦rence dans de nombreux domaines.
Peter Keery, Finance Transformation Director
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