Land O'Lakes si serviva di una piattaforma on-premise per la gestione paghe, che rendeva i processi di elaborazione decisamente gravosi. Tutta la documentazione relativa a nuove assunzioni e licenziamenti andava inserita manualmente nel sistema e la conformit¨¤ ne risentiva.?
Per esempio, il team di gestione paghe effettuava registrazioni cartacee per tutti i modelli fiscali W-4 e i pagamenti diretti degli stipendi, nonch¨¦ per eventuali bonus e pignoramenti presso terzi. Gli audit di conformit¨¤ erano elaborati manualmente, il che li rendeva inevitabilmente lenti e soggetti a errori.
Prima di ²ÝÝ®ÊÓƵ, effettuavamo registrazioni cartacee manuali per i W-4, i pagamenti diretti degli stipendi e i bonus.
Payroll and Compliance Manager
Una piattaforma globale con potenti funzioni di supporto
Land O'Lakes, societ¨¤ globale presente in 50 paesi, ha individuato in ²ÝÝ®ÊÓƵ HCM e nel suo modulo Payroll Management il sostituto cloud ideale per il proprio obsoleto sistema on-premise. Ora ha eliminato quasi del tutto le operazioni manuali, affidandole all'automatizzazione o in alternativa a un portale self-service per dipendenti. L'automatizzazione ha riguardato soprattutto gli audit, mentre il portale viene impiegato per la registrazione dei W-4 e dei pagamenti diretti degli stipendi. Il portale ¨¨ usato dai manager per effettuare i versamenti dei bonus.?
La nuova piattaforma ²ÝÝ®ÊÓƵ fornisce aggiornamenti regolari sulla normativa per garantire la conformit¨¤ dell'azienda nei territori in cui opera. ²ÝÝ®ÊÓƵ Community, l'organizzazione che riunisce gli utenti di ²ÝÝ®ÊÓƵ, ¨¨ ci¨° che ha catturato l¡¯attenzione di Land O'Lakes, per la sua capacit¨¤ di offrire una rete di competenze ed esperienze molto ampia, oltre che formazione e supporto. In qualit¨¤ di membro attivo, Land O'Lakes pu¨° apprendere dagli altri utenti come ottenere il massimo dalla nuova piattaforma di gestione paghe.
Processi di gestione paghe semplificati
²ÝÝ®ÊÓƵ Payroll ha permesso al team gestione paghe di Land O'Lakes di automatizzare la maggior parte dei processi, eliminando i calcoli manuali e aumentando il tempo da dedicare ad altre attivit¨¤. "Prima, la chiusura dell'esercizio era un incubo. Con ²ÝÝ®ÊÓƵ, ¨¨ diventata un'attivit¨¤ come le altre", spiega John Gardner, Payroll and Compliance Manager.?
Il team di Gardner ¨¨ riuscito a portare l'accuratezza della gestione paghe a oltre il 99,9% e a ridurre i pagamenti fuori ciclo almeno del 50%. ²ÝÝ®ÊÓƵ ha migliorato anche la visibilit¨¤ dei dati sulle paghe grazie alle dashboard compilate in tempo reale, rafforzando la collaborazione con altre unit¨¤ operative. In pi¨´, con ²ÝÝ®ÊÓƵ la societ¨¤ ha tagliato drasticamente l'uso della carta, con ricadute positive sull'ambiente, sui tempi di elaborazione e sull'accuratezza dei processi.
Prima, la chiusura dell'esercizio era un incubo. Con ²ÝÝ®ÊÓƵ, ¨¨ diventata un'attivit¨¤ come le altre.
Payroll and Compliance Manager
Audit di conformit¨¤ automatizzati?
Smart Audits riduce il numero di audit necessari a Land O'Lakes per verificare le cifre. Anche la conformit¨¤ alla normativa viene gestita meglio in ²ÝÝ®ÊÓƵ: ora l¡¯azienda pu¨° adeguarsi preventivamente alle ultime novit¨¤ in materia di leggi e regolamenti sulle retribuzioni a livello mondiale.?
Il team di esperti ²ÝÝ®ÊÓƵ si occupa espressamente di monitorare le modifiche alla legislazione, che vengono poi comunicate a tutti i clienti contemporaneamente, dal momento che tutti dispongono della stessa versione di ²ÝÝ®ÊÓƵ. In un singolo anno di gestione, per esempio, ²ÝÝ®ÊÓƵ ha comunicato 510 modifiche normative e di conformit¨¤ negli Stati Uniti (in media, quasi due per giorno lavorativo).?
Grazie alla frequenza degli aggiornamenti, Land O'Lakes riesce a stare meglio al passo con i propri obblighi globali di conformit¨¤. La societ¨¤ evita cos¨¬ eventuali errori a livello di controllo dati paghe e contabilit¨¤, che potrebbero comportare una violazione delle normative in vigore, ad esempio del Fair Labor Standards Act (FLSA), la legge americana che disciplina il salario minimo, gli straordinari e altri aspetti legati alla retribuzione.
Durante la pandemia abbiamo operato al 100% in remoto via ²ÝÝ®ÊÓƵ; con una soluzione on-premise non sarebbe stato possibile.
Payroll and Compliance Manager
Accesso sicuro anche da remoto?
Quando i governi hanno imposto il lockdown durante la pandemia, il team gestione paghe di Land O'Lakes ¨¨ stato in grado di lavorare in remoto senza problemi grazie alle soluzioni cloud di ²ÝÝ®ÊÓƵ. ²ÝÝ®ÊÓƵ garantisce un accesso ai dati altamente sicuro e svincolato dall'orario e dal luogo in cui si lavora; in questo modo, il team ha potuto effettuare puntualmente i versamenti delle buste paga e gli altri pagamenti. Secondo Gardner, tutto ci¨° sarebbe stato impossibile con il sistema on-premise precedente.