²ÝÝ®ÊÓƵ

WeTransfer zosta? za?o?ony, aby umo?liwi? ludziom udost?pnianie du?ych plik¨®w cyfrowych w najprostszy mo?liwy spos¨®b i od tego czasu sta? si? znan? na ca?ym ?wiecie platform? do wsp¨®?pracy i dystrybucji tre?ci. Firma zatrudnia obecnie 400 pracownik¨®w w biurach w Nowym Jorku, Londynie i Pary?u, ka?dego miesi?ca korzysta z niej ponad 80 milion¨®w aktywnych u?ytkownik¨®w, a jej globalny zasi?g obejmuje 190 kraj¨®w.

Sukces ten zawdzi?cza w du?ej mierze prostocie i niezawodno?ci swojego podstawowego produktu, a tak?e opartemu na warto?ciach podej?ciu firmy do odpowiedzialnej technologii i biznesu. Uzyskanie certyfikatu B Corp ugruntowa?o osi?gni?cia firmy w spe?nianiu najwy?szych standard¨®w w zakresie r¨®wnowa?enia zysk¨®w, dobra planety i ludzi.

Podobnie jak w przypadku wielu szybko rozwijaj?cych si? firm wzrost WeTransfer doprowadzi? do wprowadzenia wielu subskrypcji SaaS w r¨®?nych dzia?ach. Zakres integracji i rozwoju tak z?o?onej architektury by? ograniczony, co prowadzi?o do nieuniknionych frustracji, niesp¨®jno?ci i nieefektywno?ci.

Szczeg¨®lnym problemem by? brak skalowalno?ci. Coraz wa?niejsze stawa?o si? posiadanie jednego, bardziej elastycznego systemu w celu poprawy wydajno?ci i zapewnienia rzeczywistego wsparcia dalszych aspiracji firmy w zakresie wzrostu.

Proces uzyskiwania certyfikatu ISO stanowi? dodatkowy bodziec do odej?cia od przestarza?ych technologii na rzecz bardziej nowoczesnego i dynamicznego systemu ze wzgl?du na standardy bezpiecze¨½stwa stosowane do API oraz inne kwestie zwi?zane ze zgodno?ci?. Po szczeg¨®?owej ocenie potencjalnych rozwi?za¨½ zesp¨®? ds. bezpiecze¨½stwa informacji w firmie zyska? przekonanie, ?e ²ÝÝ®ÊÓƵ spe?nia ich wymagania w zakresie bezpiecze¨½stwa.

Jeden system eliminuje nieefektywno?? i niesp¨®jno?ci

W samym dziale zasob¨®w ludzkich firmy WeTransfer istnia?o co najmniej 7 oddzielnych, przestarza?ych narz?dzi obejmuj?cych szeroki zakres zada¨½, od HRIS po zarz?dzanie wydatkami oraz ?ledzenie cel¨®w i kluczowych rezultat¨®w. Narz?dzia te nie by?y zintegrowane ani z systemem p?ac, ani z dzia?em finansowym. Nic dziwnego, ?e skutkowa?o to du?? ilo?ci? r?cznego wprowadzania danych i powielaniem wysi?k¨®w, a tak?e udost?pnianiem potencjalnie wra?liwych informacji na dyskach wsp¨®?dzielonych lub za po?rednictwem poczty elektronicznej.

²ÝÝ®ÊÓƵ to jeden system, kt¨®ry znacznie usprawni? wsp¨®?prac? mi?dzy r¨®?nymi zespo?ami i dzia?ami. Innymi s?owy, zast?piono trzy przestarza?e narz?dzia ¨C platforma rekrutacyjna jest teraz zintegrowana z ²ÝÝ®ÊÓƵ, a proces integracji narz?dzi do obs?ugi podr¨®?y s?u?bowych jest na uko¨½czeniu. Ponadto dzi?ki usprawnieniu sposobu pracy dzia?u zasob¨®w ludzkich w WeTransfer zapewniono r¨®wnie? pe?n? zgodno?? z wymogami bezpiecze¨½stwa ISO.

Wsp¨®?praca w ramach przep?ywu pracy jest teraz b?yskawiczna i p?ynna

Wiele wewn?trznych proces¨®w w ka?dej firmie nie mo?e by? skutecznie realizowanych bez bezpo?redniego zaanga?owania r¨®?nych zespo?¨®w i obszar¨®w dzia?alno?ci. W WeTransfer jest na to wiele przyk?ad¨®w, takich jak przep?ywy zwi?zane z wdra?aniem i odchodzeniem pracownik¨®w, w kt¨®re zaanga?owane s? zespo?y ds. zasob¨®w ludzkich, IT i do?wiadcze¨½ u?ytkownik¨®w, a tak?e raportowanie wydatk¨®w niezgodnych z polityk?, w kt¨®rym bior? udzia? zespo?y ds. finans¨®w, zasob¨®w ludzkich i przyw¨®dztwa. Gromadzenie danych na potrzeby raportowania w ramach systemu B Corp to kolejny dobry przyk?ad.

Dzi?ki ²ÝÝ®ÊÓƵ firma WeTransfer mog?a nie tylko upro?ci? takie procesy, ale tak?e wspiera? lepsz? wsp¨®?prac? w ca?ej firmie. Na przyk?ad ?ledzenie wszystkich aktyw¨®w nale??cych do firmy, kt¨®re zosta?y przekazane pracownikom, jest teraz obs?ugiwane w ²ÝÝ®ÊÓƵ.

Podczas proces¨®w offboardingu pracownicy cz?sto wykupuj? sprz?t, kt¨®ry zosta? im udost?pniony przez firm?. Wcze?niej wymaga?o to od dzia?u zasob¨®w ludzkich skontaktowania si? z zespo?em IT w celu wyja?nienia informacji, a nast?pnie zwr¨®cenia si? do zespo?u finansowego o porad? w sprawie warto?ci rezydualnej przed poinstruowaniem dzia?u p?ac o kwocie do potr?cenia z ko¨½cowego arkusza listy p?ac. By? to niezgrabny i czasoch?onny proces. Natomiast teraz ka?dy ma dost?p do modu?u ?ledzenia i widzi te same dane w jednym miejscu. Proces jest w pe?ni zautomatyzowany, a wszystkie istotne szczeg¨®?y i ?cis?a wsp¨®?praca mi?dzy dzia?ami s? natychmiast widoczne na jednym zrzucie ekranu.

System rozliczania wydatk¨®w r¨®wnie? zosta? zrewolucjonizowany dzi?ki ²ÝÝ®ÊÓƵ. W poprzedniej architekturze proces ten by? oddzielony od systemu HR a? trzema innymi systemami. Ju? samo wygenerowanie danych by?o wyzwaniem, a kiedy trafia?y one do dzia?u finans¨®w, wszystko musia?o by? ponownie uzgadniane. Teraz, gdy wszyscy korzystaj? z tego samego narz?dzia, proces jest bezproblemowy i znacznie szybszy.

Przezwyci??enie przyzwyczaje¨½ na rzecz od?wie?enia i usprawnienia ustalonych proces¨®w

?Ogromn? zalet? ²ÝÝ®ÊÓƵ jest to, ?e b?dzie si? rozwija? i ewoluowa? wraz z nasz? dzia?alno?ci?¡±, m¨®wi Katia Malashyna-de Jong, starszy dyrektor ds. IT przedsi?biorstwa w firmie WeTransfer. ?Wiedzieli?my, ?e udane wdro?enie systemu to nie koniec historii, lecz dopiero pocz?tek nowego sposobu pracy. Dlatego stworzyli?my dedykowany i zaanga?owany zesp¨®?, kt¨®ry nadzorowa? ca?e wdro?enie. Zesp¨®? ten monitoruje teraz, gdzie mog? by? wymagane jakiekolwiek poprawki, aby zapewni?, ?e system jest zawsze zgodny z potrzebami firmy¡±.

Co wa?ne, WeTransfer by? otwarty na nowe sposoby realizacji r¨®?nych proces¨®w biznesowych w ramach programu wdro?enia ²ÝÝ®ÊÓƵ.?Okaza?o si? to bardzo pozytywnym ?wiczeniem, kt¨®re nie tylko wskaza?o obszary, w kt¨®rych mo?na osi?gn?? dodatkow? efektywno??, ale r¨®wnie? dostarczy?o przekonuj?cych argument¨®w na rzecz wprowadzenia nowych procedur.