Il produttore internazionale migliora la pianificazione degli scenari e la visibilit¨¤ dei dati
Quando ¨¨ arrivato il momento di promuovere la crescita aziendale, Boston Scientific si ¨¨ affidata al team IT per aggiornare le regole aziendali, i calcoli e le condizioni all¡¯interno di un sistema software on-premise. Grazie a ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning, il team Finance ¨¨ tornato alla guida, e pu¨° finalmente concentrarsi sulla modellazione di scenari e sull¡¯analisi dell¡¯impatto aziendale anzich¨¦ sui ritardi di tipo tecnico. Il controllo di budget e reportistica ¨¨ nelle mani dei principali collaboratori, che danno una direzione a Boston Scientific e mantengono il business al suo massimo livello operativo.
Con ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning, siamo riusciti a impostare un processo di budgeting migliore a una frazione del costo rispetto ai milioni di dollari e agli anni di investimento necessari per mantenere la soluzione on-premise.
Senior Finance Manager
Sfide
- Dipendenza dall'IT per la gestione del sistema di budget
- Mancanza di trasparenza in merito alle ipotesi su cui si basava il modello di budget
- Difficolt¨¤ a modificare i sistemi per stare al passo con i cambiamenti operativi
Risultati
- Riduzione significativa del tempo precedentemente speso a verificare i calcoli e tracciare le attivit¨¤
- Maggiore collaborazione e senso di compropriet¨¤ rispetto al budget e alle previsioni tra il Finance e i responsabili di altri reparti
- ROI annuo del 300% rispetto al costo totale di propriet¨¤ del software aziendale on-premise
Con 25 persone coinvolte nel processo di budgeting, il livello di collaborazione, trasparenza e accesso alle informazioni ¨¨ aumentato notevolmente, e ci¨° ha contribuito ad aumentare la fiducia reciproca tra il team Finance e gli stakeholder.
Senior Finance Manager
Hyperion ostacola la crescita aziendale
L¡¯impianto di produzione di St.Paul, Minnesota, di Boston Scientific impiega 250 persone nelle proprie attivit¨¤. Il vecchio processo di pianificazione del budget era basato su una piattaforma Hyperion altamente personalizzata. La maggior parte della pianificazione del budget veniva effettuata sulla base di regole aziendali e di ipotesi di calcolo condotte dal reparto IT dell¡¯azienda. Inoltre, il team Finance raccoglieva i dati in Microsoft? Excel e si rivolgeva al team IT per l¡¯aggiornamento di Hyperion. Gli aggiornamenti di sistema necessari per implementare una nuova regola aziendale potevano richiedere fino a due ore.
¡°Stava diventando difficile mantenere il budget in Hyperion¡±, afferma Mark Powers, Senior Finance Manager di Boston Scientific. ¡°Ogni volta che una condizione operativa cambiava o che un prodotto veniva aggiunto o rimosso, dovevamo chiedere agli esperti di codifica del team IT di personalizzare Hyperion e rieseguire gli script. Non avendo una chiara visibilit¨¤ riguardo a quali ipotesi e driver aziendali venissero inseriti negli script Hyperion, il tutto diventava davvero frustrante per i team Finance e aziendale. Queste sfide si facevano sempre pi¨´ pressanti, in quanto l¡¯istanza di Hyperion in uso stava uscendo di produzione e il supporto IT stava diminuendo, quindi abbiamo dovuto trovare una nuova soluzione¡±.
L¡¯adozione di best practice basate sul cloud
Il team Finance stava cercando una soluzione che gli permettesse di controllare e gestire il budget esistente, e uno strumento che consentisse di effettuare la modellazione di scenari pi¨´ velocemente della piattaforma allora in uso. Dopo aver partecipato a un seminario sulle best practice di previsione e di pianificazione del budget, il team ha deciso di provare a replicare il modello di budget esistente, che risiedeva in Hyperion, utilizzando ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning.
Boston Scientific ha implementato ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning nel proprio processo di budgeting annuale e lo ha distribuito a 25 utenti. L¡¯implementazione ¨¨ stata portata a termine in un mese e l¡¯azienda ha risparmiato molto tempo raccogliendo i dati relativi al budget dai collaboratori.
¡°Dopo avere implementato ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning e averlo distribuito ai nostri clienti, abbiamo ottenuto un feedback unanimemente positivo¡±, afferma Powers. ¡°I nostri utenti lo hanno trovato facile da usare e intuitivo, lo hanno adorato!¡±
I risultati
Con ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning, la sede di Boston Scientific ha semplificato notevolmente i processi di budgeting. La durata del ciclo di budgeting, di sei settimane, ¨¨ rimasta invariata, ma l¡¯azienda ha ridotto di 80 ore il tempo impiegato dal team e ha consentito al team Finance di assorbire il lavoro svolto da altri due analisti finanziari.
¡°Adesso dedichiamo molto meno tempo alla gestione di problemi di sistema e ritardi informatici e pi¨´ tempo alla comprensione della struttura del modello e del suo impatto sul business¡±, ha spiegato Powers. ¡°Con 25 persone coinvolte nel processo di budgeting, il livello di collaborazione, trasparenza e accesso alle informazioni ¨¨ aumentato notevolmente, e ci¨° ha contribuito ad aumentare la fiducia reciproca tra il team Finance e gli stakeholder¡±.
Adesso, Boston Scientific redige i report di gestione importando i dati del SAP in ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning e utilizza il software per eseguire analisi condizionali sulla produttivit¨¤ dei dipendenti e il volume delle vendite, nonch¨¦ per impostare piani quinquennali a lungo termine.
¡°²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning si ¨¨ dimostrato davvero efficace per il processo di pianificazione del budget. Posso dire che ha anche superato le nostre aspettative. Quando il sistema Hyperion utilizzato dall¡¯azienda a livello pi¨´ ampio ¨¨ inaspettatamente andato offline durante il ciclo di budgeting, siamo stati comunque in grado di portare avanti il processo di budgeting in ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning¡±, afferma Powers. ¡°Siamo riusciti a impostare un processo di budgeting migliore a una frazione del costo rispetto ai milioni di dollari e agli anni di investimento necessari per mantenere la soluzione Hyperion on-premise¡±.