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Comment mettre en place un reporting RH en 3 étapes concrètes ?

La qualité des décisions RH dépend directement de la fiabilité et de la structuration des données qui les alimentent. S'appuyant sur l'expertise d’Aurélie Connétable (Global HR Data & Reporting Manager) et d'Olivier Moens (Global HR Applications Director) chez Pluxee, cet article détaille la mise en place d'un reporting RH et de tableaux de bord robustes afin d'apporter un éclairage stratégique sur vos KPI.

Didier Dossmann

Senior Marketing Manager France

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Olivier Moens et Aurélie Connétable - Pluxee

Sommaire

Cet article s'inspire des retours d'expérience d’Aurélie Connétable, Global RH Data & Reporting Manager chez Pluxee et Olivier Moens, Global HR Applications Director chez Pluxee partagés lors de la session qui s’est tenue dans le cadre des .

L’essentiel à retenir

Le reporting RH oriente les décisions stratégiques et prévient des potentiels risques sociaux.
Son automatisation est essentielle pour réduire le temps consacré à la collecte et la consolidation des données.
Une gouvernance claire garantit un reporting RH standardisé et facilement exploitable.
Un reporting structuré permet de s’assurer du respect des réglementations et de faciliter les audits.

Les leaders RH doivent aujourd’hui composer avec un large volume de données pour mesurer, suivre et améliorer la performance. Mais leur exploitation peut être un défi et impose aux entreprises la mise en place d’un reporting RH structuré. Au-delà de la simple production de rapports, la mise en place d’un système de reporting RH endosse le r?le de boussole stratégique pour l’organisation.

? Au-delà des obligations légales, un reporting RH structuré est indispensable pour prendre des décisions basées sur des données objectives plut?t que sur un simple "feeling” RH. ? —?Olivier Moens, Global HR Applications Director, Pluxee

Qu'est-ce que le reporting RH ?

Le reporting RH est un processus de pilotage stratégique de la performance sociale et économique d’une entreprise qui regroupe plusieurs indicateurs RH clés. Il permet de suivre l’évolution de l’effectif, d’identifier les priorités et de faciliter la prise de décision.

Quels sont les avantages stratégiques d'un reporting RH performant ?
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1 - ?clairer la décision par la donnée

En regroupant et en analysant un ensemble de données clés liées aux besoins en formation, au recrutement ou encore au management des talents, le reporting RH offre un diagnostic précis et éclairé de la situation sociale et des performances de l’entreprise. , 46 % des collaborateurs ne s'appuient qu’occasionnellement sur le reporting pour prendre leurs décisions, un usage encore limité, alors même qu’il peut renforcer la fiabilité des analyses et améliorer le pilotage des actions RH.

Par exemple, pour les managers RH, il permet d’anticiper les absences, d’ajuster les plannings et d’identifier les besoins en formation. En ce qui concerne les dirigeants, cet outil optimise le pilotage stratégique des effectifs en faisant le pont entre les indicateurs RH et les objectifs business. En d’autres termes, c’est un véritable outil d’aide à la décision. Chaque organisation parvient à mieux anticiper les défis et à ajuster sa stratégie en conséquence gr?ce à des données fiables, contextualisées et faciles à interpréter.

? On ne peut plus piloter un groupe en compilant des dizaines de fichiers Excel internationaux. Seule l'unification des données permet de passer d'une gestion fragmentée à une vision globale et fiable. ? —?Olivier Moens, Global HR Applications Director, Pluxee

2 - Garantir la conformité légale

Au fil des années, les exigences réglementaires ont complexifié la gestion des ressources humaines. Les entreprises doivent désormais veiller à la conformité de l’ensemble de leurs pratiques RH avec les obligations légales en vigueur, sous peine de s’exposer à des sanctions, à une baisse de réputation ou à un turnover plus élevé.

Dans ce contexte, le reporting RH devient un atout de choix pour les entreprises. Avec une solution adaptée, il est possible d’automatiser la production de rapports légaux à partir de données consolidées et facilement exploitables. On dispose alors d’un reporting structuré qui permet de s’assurer du respect des réglementations et de faciliter les audits, notamment en matière de transparence salariale, de critères ESG ou d’égalité professionnelle.

3 - Libérer du temps opérationnel

Un bon reporting RH doit libérer du temps opérationnel aux équipes et non l’inverse. ? grande échelle, produire une centaine de reportings sans processus d'automatisation est chronophage et difficile à mettre à jour sur le long terme. En disposant d’une solution adaptée, les organisations ouvrent la voie à l’automatisation de la production de rapports RH, ce qui réduit considérablement le temps consacré à la collecte et la fiabilisation des données.

Comment mettre en place un système de reporting RH en 4 étapes stratégiques ?
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1 - Aligner les indicateurs sur la stratégie

Avant de vous lancer aveuglément dans l’élaboration d’un reporting RH, vous devez identifier des indicateurs de performance RH alignés à la stratégie de l’entreprise. De cette manière, chaque action prise est en accord avec les perspectives d’évolution et les objectifs de votre organisation.

Il faut alors comprendre dans quel business process s'inscrit ce besoin en reporting en prenant le temps de croiser les besoins techniques et métiers pour définir l’objectif de ce rapport et assurer son alignement.

Ensuite, il faut se limiter à quelques KPI actionnables et très pertinents. On peut alors piloter précisément tous les volets de la stratégie RH. Bien que le choix des indicateurs dépende de votre stratégie, on retrouve tout de même certains KPI RH incontournables :

Recrutement : le taux de mobilité interne, le co?t par recrutement…

Formation : l'indice d’écart de compétences, la proportion de collaborateurs ? prêts pour l’avenir ?…

Climat social : l’indice d'équité salariale, le taux d’absentéisme…

Productivité : le score d’efficacité managériale, le revenu par employé…

2 - Rationaliser et standardiser l'existant

La mise en place d’un système de reporting RH n’implique pas forcément de partir de zéro. En effet, la plupart des organisations disposent déjà de rapports même s’ils sont parfois incomplets ou peu alignés, ce qui les rend difficilement exploitables. C’est pourquoi l’enjeu principal consiste à rationaliser et standardiser l’existant avant de s’engager dans la création d’un nouveau reporting RH.

Il est tout d’abord recommandé de dresser un inventaire des rapports disponibles tout en identifiant l’audience ciblée par les rapports en question (salariés, managers, direction, partenaires…). Ce travail de maintenance permet de repérer les doublons, mais aussi d’identifier les reportings pouvant d'ores et déjà répondre à un besoin, parfois en y apportant simplement une petite modification.

? La gouvernance des données RH exige une véritable discipline : il faut rationaliser la création de rapports pour éviter la dispersion et maintenir un catalogue lisible. ? —?Aurélie Connétable, Global HR Data & Reporting Manager, Pluxee

3 - Structurer la gouvernance autour du reporting

On peut distinguer deux grands types d’approche en matière de gouvernance. Une approche centralisée, axée sur le contr?le du catalogue de rapports pour toute l'organisation. Ici, il est question de s’assurer de l’alignement des rapports avec la stratégie globale de l’entreprise et du respect des bonnes pratiques en matière de reporting RH.

En revanche, pour certaines organisations à la structure plus complexe, l’approche centralisée peut être contre-productive. On opte alors pour une démarche décentralisée. Plus flexible et agile, la décentralisation du reporting augmente néanmoins le risque de doublons et de manque d’alignement. Le choix entre ces modèles doit être celui qui correspond le mieux à l’organisation, à ses besoins et à ses objectifs.

4 - Déployer et conduire le changement

La réussite de la mise en place d’un système de reporting RH passe par une conduite du changement pour aider les équipes dans l’adoption des nouveaux outils, des indicateurs et des méthodes de reporting.

C’est pourquoi il est important d’adopter une posture proactive en matière de communication interne via des campagnes mensuelles, mais aussi d’accompagnement des utilisateurs avec des formations destinées aux managers et des sessions questions-réponses autour des fonctionnalités de reporting.

? La découverte d'un outil centralisé se fait souvent par étapes. Des sessions de rappel régulières sont donc une excellente opportunité, non seulement pour raviver les bonnes pratiques, mais aussi pour engager ceux qui s'y plongent pour la première fois. ? —?Olivier Moens, Global HR Applications Director, Pluxee

Toute cette démarche doit s’inscrire dans une logique d’amélioration continue pour garder un système de reporting RH utile et fiable. Par exemple, la capacité des équipes à exploiter les données issues des reportings est essentielle jusqu'au point de devenir un enjeu à part entière du métier RH. , 41 % des professionnels considèrent l’analyse des data RH comme une des compétences prioritaires à développer. Les équipes RH doivent ainsi apprendre à ma?triser des outils et des méthodes plus techniques pour exploiter pleinement leurs données.

Comment réaliser son reporting RH ? 3 conseils clés
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1 - Définir une gouvernance claire autour des r?les et des accès

Lorsqu’il s’agit de reporting, on retrouve trois r?les clés de gouvernance qui peuvent être plus ou moins formalisés selon la taille de l’organisation, la complexité de ses processus et le volume de données à gérer :

Report Consumers : les utilisateurs finaux des rapports (managers, salariés…)

Report Owners : les Report Owners définissent les besoins en reporting et établissent des tests

Report Writers : les Report Writers ont les compétences techniques pour créer et maintenir les rapports demandés par le Report Owner

Il est important de noter que l’approche choisie en matière de gouvernance va impacter la répartition de ces r?les. Par exemple, dans une approche centralisée, on va avoir un seul Report Owner qui peut endosser le r?le de Report Writer. ? l’inverse, avec la décentralisation, ces r?les sont répartis entre plusieurs collaborateurs dans plusieurs pays, avec des responsabilités plus locales.

Définir ces r?les implique d’y associer des règles d’accès. Tous les utilisateurs n’ont pas vocation à consulter les mêmes données. Le découpage des droits d’accès peut être défini selon la fonction RH concernée, le niveau de responsabilité, le pays, l’entité ou le périmètre managérial.

? Le reporting doit être accessible à tous, mais selon des périmètres bien définis. Que l’on soit manager ou partenaire RH, chacun doit pouvoir identifier et consulter en autonomie les données qui lui sont réellement pertinentes. ? —?Aurélie Connétable, Global HR Data & Reporting Manager, Pluxee

2 - Privilégier la standardisation aux demandes ultra-personnalisées

Un reporting RH ultra-personnalisé n’est pas la solution pour gagner en efficacité. La standardisation des pratiques de reporting est nécessaire pour gagner en uniformité, par extension, en alignement et en productivité.

Pour structurer l’ensemble de l’offre de rapports disponibles, il est essentiel de convenir d’une nomenclature claire pour retrouver facilement les informations dont on a besoin. Il faut donc statuer sur les règles de nommage du reporting RH, les champs, les descriptions, les filtres et toutes les spécifications techniques du rapport avant de commencer la configuration. Une fois ce travail de standardisation effectué, vous avez accès à un catalogue de rapports RH centralisés et partagés selon les différents r?les de sécurité.

? Nous concevons nos rapports pour qu'ils soient exploitables par le plus grand nombre. ?viter la sur-personnalisation est la clé pour garder un système simple, cohérent et facile à maintenir. ? —?Aurélie Connétable, Global HR Data & Reporting Manager, Pluxee

3 - Centraliser la donnée sur des tableaux de bord

Alors que le reporting RH donne une vision d’ensemble de la situation de l’entreprise, le , quant à lui, offre une approche plus ciblée sur un enjeu afin d’en analyser les causes et d’identifier les actions correctives à mettre en place. Par exemple, si le reporting RH met en avant une hausse soudaine de l’absentéisme, le tableau de bord peut préciser les équipes les plus touchées, les périodes concernées ou les motifs récurrents.

Le tableau de bord est aussi un outil d’aide à la décision, c’est pourquoi il est important de s’assurer de la clarté des données affichées. En effet, , 50 % des collaborateurs utilisent régulièrement ou systématiquement des tableaux de bord dynamiques pour lire leurs données. C’est pourquoi il est important d'offrir un accès rapide aux KPI avec des visualisations interactives comprenant des graphiques ou des widgets, afin de faciliter leur analyse et leur utilisation par les équipes.

Quels outils pour structurer son reporting RH ?

Pour inscrire les pratiques de reporting RH dans le quotidien des utilisateurs, les entreprises doivent disposer d’un environnement structuré leur permettant d’organiser les données RH tout en créant des rapports facilement exploitables.

Des solutions SIRH, comme celle de 草莓视频, proposent un ensemble d’outils efficaces pour structurer son offre de reporting RH :

Les rapports personnalisés qui s’inscrivent dans une logique de self-service pour atteindre le niveau de granularité souhaité dans son reporting.

Les Dashboards et les Discovery Boards qui offrent une lecture plus synthétique et visuelle des données par r?le de sécurité et besoins business.

Les Worksheets qui contribuent notamment à rationaliser et faire évoluer l’inventaire des reportings RH existants de manière collaborative.

Le Hub Reporting & Analytics qui centralise toutes les t?ches liées à la maintenance du catalogue de reportings et inclut des KPI clés comme les rapports non utilisés ou les derniers rapports modifiés.

? propos de l'auteur

Didier Dossmann Senior Marketing Manager France 草莓视频

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