Cr¨¦¨¦e initialement pour partager des fichiers volumineux le plus simplement possible, WeTransfer est depuis devenue une plateforme de collaboration et de distribution de contenu mondialement connue. L'entreprise compte aujourd'hui 400?collaborateurs, avec des bureaux ¨¤ Londres, New York et Paris, et plus de 80?millions d'utilisateurs actifs chaque mois dans 190?pays.
Ce succ¨¨s repose principalement sur la simplicit¨¦ et la fiabilit¨¦ de son produit de base, ainsi que sur son approche ax¨¦e sur les valeurs en mati¨¨re de technologies et d'op¨¦rations responsables. L'obtention de la certification B?Corp a consolid¨¦ la r¨¦putation de l'entreprise en mati¨¨re de conformit¨¦ aux normes les plus strictes pour trouver l'¨¦quilibre entre profits et protection de la plan¨¨te et des individus.
Comme c'est le cas pour de nombreuses scale-ups, la croissance de WeTransfer avait engendr¨¦ une multitude d'abonnements SaaS au sein des diff¨¦rents services et entre eux. La marge d'int¨¦gration et de d¨¦veloppement d'un ensemble d'architectures aussi complexe ¨¦tait limit¨¦e, ce qui entra?nait in¨¦vitablement des frustrations, des incoh¨¦rences et un manque d'efficacit¨¦.
Le manque d'¨¦volutivit¨¦ ¨¦tait particuli¨¨rement pr¨¦occupant. Il devenait de plus en plus important de disposer d'un seul syst¨¨me plus flexible pour am¨¦liorer l'efficacit¨¦ et v¨¦ritablement soutenir les aspirations de l'entreprise en mati¨¨re de croissance continue.
Les progr¨¨s r¨¦alis¨¦s dans le processus de certification ISO ont donn¨¦ un nouvel ¨¦lan ¨¤ l'adoption d'un syst¨¨me plus moderne et dynamique que les technologies traditionnelles de l'entreprise pour prendre en charge les normes de s¨¦curit¨¦ appliqu¨¦es aux API et r¨¦pondre aux autres consid¨¦rations en mati¨¨re de conformit¨¦. Apr¨¨s une ¨¦valuation d¨¦taill¨¦e des solutions potentielles, l'¨¦quipe Information Security de l'entreprise a ¨¦t¨¦ convaincue que ²ÝÝ®ÊÓƵ r¨¦pondait ¨¤ ses exigences de s¨¦curit¨¦.
Un seul syst¨¨me pour surmonter les incoh¨¦rences et le manque d'efficacit¨¦
? lui seul, le service RH de WeTransfer ne comptait pas moins de sept outils traditionnels distincts, du SIRH ¨¤ une solution de gestion des frais en passant par des syst¨¨mes de suivi des OKR. Il n'y avait aucune int¨¦gration de ces outils entre eux, ni avec la Paie ou la Finance. Sans surprise, cela entra?nait ¨¦norm¨¦ment de saisie manuelle et de t?ches redondantes, ainsi que le partage d'informations potentiellement sensibles sur des lecteurs partag¨¦s ou par e-mail.
²ÝÝ®ÊÓƵ est un syst¨¨me unifi¨¦ qui a consid¨¦rablement am¨¦lior¨¦ la collaboration entre les ¨¦quipes et les diff¨¦rents services. Trois outils traditionnels ont ainsi ¨¦t¨¦ remplac¨¦s, la plateforme de recrutement est d¨¦sormais int¨¦gr¨¦e ¨¤ ²ÝÝ®ÊÓƵ et des outils de gestion des d¨¦placements doivent bient?t faire l'objet d'une int¨¦gration. La simplification du fonctionnement des RH de WeTransfer a ¨¦galement permis de garantir une conformit¨¦ totale aux exigences de s¨¦curit¨¦ impos¨¦es par la norme ISO.
Gr?ce ¨¤ ²ÝÝ®ÊÓƵ, nous disposons d'une seule source de donn¨¦es RH, ce qui ¨¦limine le risque d'incoh¨¦rences ou de contradictions lors du partage des donn¨¦es li¨¦es ¨¤ l'emploi.
Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT, WeTransfer
Une collaboration sur les workflows d¨¦sormais instantan¨¦e et unifi¨¦e
De nombreux processus internes au sein d'une entreprise ne peuvent ¨ºtre ex¨¦cut¨¦s efficacement sans l'implication directe de diff¨¦rentes ¨¦quipes et diff¨¦rents services. Les exemples ne manquent pas chez WeTransfer, comme les flux d'onboarding/offboarding, qui impliquent les ¨¦quipes RH, IT et UX, et le reporting sur les d¨¦penses non conformes, qui implique la Finance et les RH, ainsi que l'¨¦quipe de direction. La collecte de donn¨¦es pour le reporting B?Corp en est un autre exemple.
²ÝÝ®ÊÓƵ a permis ¨¤ WeTransfer de non seulement simplifier ces processus, mais aussi de favoriser la collaboration au sein de l'entreprise. Par exemple, le suivi des actifs remis aux collaborateurs est d¨¦sormais enti¨¨rement g¨¦r¨¦ dans ²ÝÝ®ÊÓƵ.
Lors des processus d'offboarding, les collaborateurs rach¨¨tent souvent le mat¨¦riel que leur a fourni l'entreprise. Auparavant, les RH devaient contacter l'IT pour clarifier le statut des appareils, puis demander ¨¤ l'¨¦quipe Finance de d¨¦terminer leur valeur r¨¦siduelle avant d'indiquer ¨¤ la Paie le montant ¨¤ d¨¦duire du dernier bulletin de salaire. Le processus ¨¦tait maladroit et fastidieux. D¨¦sormais, tout le monde a acc¨¨s au module de suivi et dispose des m¨ºmes donn¨¦es au m¨ºme endroit. Le processus est enti¨¨rement automatis¨¦, avec tous les d¨¦tails pertinents et la collaboration ¨¦troite entre les services imm¨¦diatement mis en ¨¦vidence dans une seule capture d'¨¦cran.
²ÝÝ®ÊÓƵ a ¨¦galement transform¨¦ le syst¨¨me de gestion des notes de frais. Dans l'architecture traditionnelle, trois outils s¨¦paraient ce processus du syst¨¨me RH central. Non seulement le simple fait de g¨¦n¨¦rer les donn¨¦es constituait d¨¦j¨¤ un d¨¦fi en soi, mais avec le temps que cela prenait pour les transmettre ¨¤ l'¨¦quipe Finance, il fallait ¨¤ nouveau les rapprocher. Puisque tout le monde utilise le m¨ºme outil, le processus est d¨¦sormais tr¨¨s simple et beaucoup plus rapide.
Sortir de sa zone de confort pour actualiser et am¨¦liorer les processus ¨¦tablis
??L'un des principaux avantages de ²ÝÝ®ÊÓƵ est que la plateforme se d¨¦veloppe et ¨¦volue en tandem avec notre activit¨¦, explique Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT chez WeTransfer. Nous savions que l'aventure ne s'arr¨ºtait pas au lancement r¨¦ussi du syst¨¨me, mais qu'il s'agissait seulement du d¨¦but d'une nouvelle fa?on de travailler. C'est pourquoi nous avons mis en place une ¨¦quipe d¨¦di¨¦e et enthousiaste qui a supervis¨¦ le d¨¦ploiement. Elle s'occupe aujourd'hui du suivi des ajustements n¨¦cessaires pour que le syst¨¨me soit toujours en phase avec les besoins de l'entreprise.??
WeTransfer s'est par ailleurs montr¨¦e ouverte ¨¤ de nouvelles fa?ons de prendre en charge divers processus de gestion dans le cadre du programme d'impl¨¦mentation de ²ÝÝ®ÊÓƵ. Cet exercice s'est av¨¦r¨¦ tr¨¨s positif et a permis non seulement de savoir o¨´ r¨¦aliser des gains d'efficacit¨¦ suppl¨¦mentaires, mais aussi de fournir des preuves convaincantes pour ¨¦tayer l'introduction de nouvelles proc¨¦dures.
Remettre en question la performance des processus familiers a contribu¨¦ ¨¤ ¨¦viter tout risque de complaisance ou d'hypoth¨¨ses erron¨¦es et nous a permis d'utiliser ²ÝÝ®ÊÓƵ pour gagner en efficacit¨¦.
Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT, WeTransfer