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Lorsque la pand¨¦mie de COVID-19 a frapp¨¦ l'Europe en?2020, Scout24 utilisait un syst¨¨me complexe de pr¨¦vision et de planification. Les donn¨¦es ¨¦taient d'abord compil¨¦es dans Excel, et jusqu'¨¤ 90?collaborateurs avec des responsabilit¨¦s budg¨¦taires dans plusieurs entit¨¦s devaient ensuite intervenir pour ¨¦laborer leurs plans.

Selon Philipp?Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement de Scout24?: ??Les fichiers ¨¦taient ensuite envoy¨¦s ¨¤ mon ¨¦quipe, qui effectuait les contr?les de qualit¨¦ et des donn¨¦es, avant de les transf¨¦rer dans le syst¨¨me de consolidation aux fins de reporting pour les diff¨¦rents clients. Dans la plupart des cas, le r¨¦sultat n'¨¦tait pas celui escompt¨¦ ¨¤ la premi¨¨re tentative et le fait de devoir composer avec plusieurs it¨¦rations entra?nait jusqu'¨¤ quatre mois de blocage dans le processus de budg¨¦tisation.??

La n¨¦cessit¨¦ d'une planification d'entreprise agile dans l'incertitude

Le probl¨¨me ¨¦tait de taille. La situation ¨¦tait d'autant plus complexe que les donn¨¦es se trouvaient dans 90?fichiers Excel distincts et que rien n'¨¦tait int¨¦gr¨¦. Cette organisation compliquait la planification de sc¨¦narios, et l'arriv¨¦e de la pand¨¦mie n'a rien arrang¨¦. ??Cela a entra?n¨¦ d'importantes complications pratiques, ¨¦voque Philipp?Dobberow. Les confinements et d¨¦confinements successifs ont eu un impact sur notre activit¨¦. Nous ignorions par exemple quand les personnes ¨¤ la recherche d'un bien pourraient ¨¤ nouveau rencontrer les agents immobiliers, ce qui se r¨¦percuterait sur nos op¨¦rations en ligne.??

Ce ne sont l¨¤ que quelques-uns des facteurs qui ont convaincu Scout24 qu'un nouveau syst¨¨me agile de gestion, de planification et de reporting ¨¦tait n¨¦cessaire. Comme l'explique Philipp Dobberow?: ??Nous devions pouvoir prendre des d¨¦cisions financi¨¨res rapides et data-driven, et r¨¦agir plus rapidement face aux changements r¨¦glementaires. C'est pourquoi nous avons d¨¦cid¨¦ de remplacer notre syst¨¨me par la plateforme d'entreprise ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning.??

Une approche collaborative en temps r¨¦el du rolling forecast

Scout24 avait des exigences claires pour sa nouvelle solution de planification et de reporting. ??Elle devait d'abord ¨ºtre collaborative pour permettre ¨¤ tous les acteurs impliqu¨¦s de contribuer au processus de planification et de pr¨¦vision??, explique Philipp?Dobberow.

??Toutes les donn¨¦es devaient pouvoir ¨ºtre trait¨¦es en temps r¨¦el et fusionn¨¦es pour r¨¦v¨¦ler de nouveaux insights. Il fallait ¨¦galement que la solution offre un processus continu de planification et de pr¨¦vision, pour une approche de type rolling forecast tout au long de l'ann¨¦e. Enfin, la solution devait couvrir tous les sous-plans de l'entreprise, de sorte que chaque sous-domaine puisse ¨ºtre int¨¦gr¨¦ ¨¤ un plan financier global.??

Une seule solution rassemblait clairement tous ces avantages?: ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning. Philipp Dobberow pr¨¦cise qu'un bon nombre des b¨¦n¨¦fices escompt¨¦s ont ¨¦t¨¦ rapidement atteints. ??Nous avons commenc¨¦ avec un partenaire d'impl¨¦mentation, mais nous sommes vite pass¨¦s ¨¤ la vitesse sup¨¦rieure et nous avons pu faire beaucoup de choses seuls assez rapidement??, explique-t-il.

??C'est un gros avantage, car nous pouvons adapter nous-m¨ºmes de nombreux ¨¦l¨¦ments, comme la cr¨¦ation de nouvelles dimensions ou le marquage de nouveaux attributs pour un reporting plus rapide et l'ajout de nouveaux centres de co?ts. Nous pouvons donc r¨¦agir de mani¨¨re rapide, pr¨¦cise et agile lorsque nous travaillons avec de nouveaux sc¨¦narios et des centres de co?ts suppl¨¦mentaires. En outre, l'int¨¦gration des entit¨¦s r¨¦cemment acquises se fait beaucoup plus vite.??

L'utilisation des montants r¨¦els supprime la phase de pr¨¦paration du budget

Scout24 se passe d¨¦sormais des fichiers Excel et ¨¦tablit des pr¨¦visions mensuelles directement dans ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning. Comme l'explique Philipp Dobberow?: ??Nous organisons maintenant une r¨¦union mensuelle avec les managers des diff¨¦rentes divisions, o¨´ nous passons en revue la situation actuelle et discutons des changements pr¨¦vus pour l'exercice financier en cours et jusqu'¨¤ la fin de l'ann¨¦e. Nous pouvons ensuite mettre ¨¤ jour ces informations directement dans le syst¨¨me avec les planificateurs, ce qui signifie que nous disposons d¨¦sormais d'un cycle de rolling planning mensuel.??

Scout24 n'a pratiquement plus besoin de phase pr¨¦paratoire pour le processus de budg¨¦tisation, car les donn¨¦es r¨¦elles sont directement disponibles dans ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning et mises ¨¤ jour quotidiennement ¨¤ partir du syst¨¨me ERP sous-jacent. Les planificateurs peuvent donc travailler directement sur la base d'¨¦l¨¦ments r¨¦els. Comme l'explique Philipp Dobberow?: ??Cela signifie que nous n'avons plus besoin de transf¨¦rer les donn¨¦es, de les pr¨¦parer, de les envoyer, de les collecter et de les traiter de nouveau. Avec ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning, les trois semaines de pr¨¦paration ont ¨¦t¨¦ quasiment r¨¦duites ¨¤ z¨¦ro, et le processus global de planification ne prend plus que deux ou trois semaines. C'est un gain de temps tr¨¨s important. Sans compter que cela r¨¦duit aussi drastiquement le risque d'erreurs.??

Planification rationalis¨¦e?: plus rapide, plus fiable, plus efficace

Depuis cette impl¨¦mentation, la fonction de planification centralis¨¦e de Scout24 a elle aussi ¨¦t¨¦ consid¨¦rablement rationalis¨¦e. Comme le souligne Philipp?Dobberow?: ??Par le pass¨¦, les donn¨¦es du syst¨¨me ERP ¨¦taient fusionn¨¦es dans Excel et transmises aux responsables des diff¨¦rentes entit¨¦s, qui devaient alors analyser les donn¨¦es au cours de la semaine suivante.

Maintenant, il suffit d'organiser une r¨¦union, de regarder ensemble l'interface Web de ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning, de r¨¦viser les donn¨¦es, d'examiner les ¨¦carts et d'en discuter.

C'est rapide, efficace, et laisse peu de place ¨¤ l'erreur.??