Crown Commercial Service (CCS) utilisait des syst¨¨mes de gestion des finances et des ressources humaines distincts, obsol¨¨tes, inefficaces, limit¨¦s et difficiles ¨¤ mettre ¨¤ jour. Les ¨¦quipes Finance et RH de CCS consacraient jusqu'¨¤ trois jours par mois uniquement au rapprochement des donn¨¦es entre leurs syst¨¨mes respectifs.
S'accorder sur les chiffres d¨¦finitifs leur demandait beaucoup de travail manuel. Le calcul des effectifs et des budgets n¨¦cessitait un temps consid¨¦rable, et ils devaient traiter les notes de frais et les rapports d'absence soumis manuellement sur des formulaires papier.
Nos sp¨¦cialistes des fonctions Finance et RH se concentraient sur des t?ches administratives au lieu d'apporter une valeur strat¨¦gique ¨¤ l'entreprise.
Delivery Manager
Un syst¨¨me unifi¨¦ pour les fonctions Finance et RH
CCS voulait obtenir davantage de son nouveau logiciel. L'entreprise ne voulait pas se contenter de remplacer les anciennes applications, mais transformer ses fonctions Finance et RH en les dotant d'un syst¨¨me moderne et collaboratif qui fournirait une seule et m¨ºme version des donn¨¦es.
Cela signifie que les dirigeants et les sp¨¦cialistes des finances et des RH auraient acc¨¨s ¨¤ des informations pr¨¦cises qui contribueraient ¨¤ la planification et ¨¤ la prise de d¨¦cision.
La convivialit¨¦ et l'¨¦tendue des fonctionnalit¨¦s de nos syst¨¨mes ¨¦taient ¨¦galement des facteurs importants pour CCS, pour qui il ¨¦tait primordial de remplacer ses anciennes applications Finance et RH par un syst¨¨me SaaS (Software as a Service), plus facile ¨¤ mettre ¨¤ jour et ¨¤ d¨¦velopper selon l'¨¦volution des besoins des utilisateurs.
Responsabilisation des collaborateurs et valeur ajout¨¦e
Nous avons aid¨¦ CCS ¨¤ transformer le mode de fonctionnement de ses experts Finance et RH, en rempla?ant les processus papier par des applications en libre-service pour l'enregistrement des absences et le traitement des notes de frais.
Lors du d¨¦ploiement de ²ÝÝ®ÊÓƵ, CCS a revu et rationalis¨¦ ses processus Finance et RH, en utilisant les rapports standard du syst¨¨me et en d¨¦veloppant de nouveaux rapports et tableaux de bord personnalis¨¦s lorsque n¨¦cessaire. Aujourd'hui, les ¨¦quipes Finance et RH peuvent se concentrer sur la valeur ajout¨¦e strat¨¦gique plut?t que sur la gestion des transactions et le rapprochement des donn¨¦es.
??Le libre-service ¨¦tait un ¨¦l¨¦ment essentiel de nos demandes de changement, d¨¦clare John Seery, Delivery Manager chez CCS. Nos managers sont d¨¦sormais charg¨¦s de consigner les cong¨¦s maladie et d'approuver les d¨¦penses. Tout cela a ¨¦t¨¦ rendu possible par la mise en ?uvre de ²ÝÝ®ÊÓƵ.??
Nous voulions un seul syst¨¨me qui r¨¦unisse nos fonctions Finance et RH. C'est pourquoi nous avons choisi ²ÝÝ®ÊÓƵ.
Finance Director
Des donn¨¦es unifi¨¦es
Les managers et la direction disposent dor¨¦navant d'une seule source de donn¨¦es. Cela a permis ¨¤ CCS d'am¨¦liorer la qualit¨¦ de la prise de d¨¦cision. Les experts Finance et RH ne passent plus leur temps ¨¤ rapprocher les donn¨¦es, ils peuvent examiner et r¨¦soudre les probl¨¨mes au sein du syst¨¨me.
Les rapports pr¨¦sentant aux responsables des centres de co?ts des informations budg¨¦taires pertinentes en temps r¨¦el constituent un gain de temps consid¨¦rable. En moyenne, les partenaires financiers passaient trois jours par mois ¨¤ pr¨¦parer des dossiers d'information pour les responsables des centres de co?ts, qui peuvent d¨¦sormais consulter les rapports directement en ligne. Cela ¨¦quivaut ¨¤ une ¨¦conomie de 216?jours par an pour six partenaires financiers.
??Le calcul des r¨¦sultats et des primes de fin d'ann¨¦e est ¨¦galement plus ais¨¦, affirme John Seery. Il suffit de faire glisser et de d¨¦poser les noms des personnes dans une matrice ¨¤ neuf cases, puis de comparer les performances entre les b¨¦n¨¦ficiaires et les groupes d'homologues??.
Une entreprise tourn¨¦e vers l'avenir
CCS commence ¨¤ peine ¨¤ d¨¦couvrir les fonctionnalit¨¦s de ²ÝÝ®ÊÓƵ. Un nouveau centre d'accueil et de formation a d¨¦j¨¤ ¨¦t¨¦ lanc¨¦, qui propose des cours en ligne sur le bien-¨ºtre des collaborateurs, la cybers¨¦curit¨¦ et les comp¨¦tences professionnelles.
CCS pr¨¦voit ¨¦galement de g¨¦rer le recrutement ¨¤ l'aide de ²ÝÝ®ÊÓƵ, et a collabor¨¦ avec notre partenaire accr¨¦dit¨¦ en mati¨¨re de logiciels et de services, Kainos, afin d'anonymiser les informations sur les candidats requises par la Civil Service Commission.
D'autres nouveaut¨¦s int¨¦ressantes incluent l'introduction de ²ÝÝ®ÊÓƵ Assistant, un chatbot qui permettra d'utiliser des commandes vocales.
Gr?ce ¨¤ l'acc¨¨s ¨¤ des donn¨¦es pr¨¦cises en temps r¨¦el, notre ¨¦quipe de direction et les responsables des centres de co?ts peuvent prendre des d¨¦cisions plus rapidement.
Delivery Manager