?Qu¨¦ es un software ERP?
Cuando aumenta la complejidad de las operaciones empresariales, muchas empresas modernas depositan su confianza en sistemas ERP integrados para optimizar sus operaciones y tomar decisiones basadas en datos. Descubra c¨®mo un software ERP puede ayudarle a centralizar las funciones empresariales principales en una sola base de datos com¨²n para favorecer la eficiencia en toda su empresa.
Introducci¨®n al software ERP
Un software de planificaci¨®n de recursos empresariales (ERP) unifica en un solo sistema integrado procesos fundamentales como las finanzas, los RRHH, la cadena de suministro, etc. Al eliminar los silos de datos y posibilitar la colaboraci¨®n en tiempo real entre departamentos con una ¨²nica vista de los datos, el software ERP permite tomar decisiones de forma m¨¢s inteligente en toda la empresa.
El objetivo principal de un ERP es reunir en un mismo sitio una gran variedad de funciones, lo que permite a las empresas estandarizar procesos y automatizar tareas repetitivas. B¨¢sicamente, al recopilar datos de departamentos que trabajan en paralelo, como los de contabilidad, ventas, cadena de suministro y marketing, las empresas pueden elaborar previsiones estrat¨¦gicas m¨¢s certeras y eficientes.
Sin embargo, un ERP no es un producto ¨²nico e independiente, sino una categor¨ªa de software que abarca muchas aplicaciones diferentes. Veamos c¨®mo se combinan estos m¨®dulos para crear un sistema ERP.
?Qu¨¦ es un sistema ERP?
Un sistema ERP es una serie de m¨®dulos integrados que tienen una base de datos en com¨²n para favorecer la continuidad. Esa base de datos integra un sinf¨ªn de funciones empresariales distintas en una plataforma f¨¢cil de usar.
Normalmente, los sistemas ERP ya est¨¢n listos para usar con varios m¨®dulos integrados, como el de gesti¨®n de almacenes, el de aprovisionamiento y el de gesti¨®n de recursos humanos, entre otros. Sin embargo, algunas empresas tambi¨¦n incorporar¨¢n otros m¨®dulos y funcionalidades para satisfacer sus necesidades empresariales concretas. Si su empresa tiene una funci¨®n que utiliza datos de alguna capacidad, es probable que haya un m¨®dulo para ese fin.
Breve historia de ERP
Los cimientos de los actuales sistemas ERP inteligentes se asentaron en los a?os?60. El proceso comenz¨® cuando J.?I. Case, un fabricante estadounidense de maquinaria agr¨ªcola, fund¨® la J.?I. Threshing Machine Co. y la J.?I. Case Plow Works.
Se dise?¨® para ayudar a los fabricantes a gestionar su inventario y su producci¨®n, e inspir¨® a varias empresas a crear sus propias soluciones de planificaci¨®n de requisitos de materiales (MRP). Estos primeros MRP eran sencillos pero revolucionarios, ya que permit¨ªan a los fabricantes hacer un seguimiento m¨¢s sistem¨¢tico de las materias primas y las funciones de compra, y se podr¨ªa decir que inspiraron la innovaci¨®n de versiones futuras.
A?os 70-80: el auge de los MRP y los primeros sistemas on-premise
En la d¨¦cada de 1970, la exigencia de un mayor control del inventario y la producci¨®n impuls¨® la adopci¨®n generalizada de software MRP. A medida que m¨¢s empresas adoptaban estos sistemas, los MRP se volvieron cada vez m¨¢s sofisticados e integraron nuevas funcionalidades que permit¨ªan a las empresas automatizar procesos, mejorar las previsiones y optimizar las cadenas de suministro.
En los a?os 80, el MRP evolucion¨® al MRP II (planificaci¨®n de los recursos de fabricaci¨®n), que fue m¨¢s all¨¢ de la gesti¨®n de materiales para incluir funciones de planificaci¨®n de la producci¨®n, de control de la planta de producci¨®n e incluso de gesti¨®n financiera. Estos sistemas eran on-premise, lo que obligaba a las empresas a realizar grandes inversiones en hardware, licencias de software y equipos de TI espec¨ªficos para mantenerlos.
A?os 90-2000: la transici¨®n a la ERP integrada y el auge de la tecnolog¨ªa cloud
En la d¨¦cada de 1990, nacieron los sistemas ERP tal y como los conocemos hoy. Las verdaderas suites ERP dejaron de ser una herramienta exclusiva para la fabricaci¨®n y pasaron a integrar funciones de finanzas, RRHH, aprovisionamiento, cadena de suministro y operaciones en un solo sistema. Las empresas ya pod¨ªan optimizar los procesos multifuncionales, pero estas soluciones segu¨ªan requiriendo una importante inversi¨®n inicial en infraestructura y mantenimiento continuo.
A principios de los a?os 2000, se produjo un cambio revolucionario con la aparici¨®n del ERP cloud. En lugar de que las empresas tuvieran que adquirir costosas licencias de software por adelantado, el ERP cloud introdujo un modelo basado en suscripciones (SaaS o software como servicio). Este modelo ofrec¨ªa costes m¨¢s reducidos, actualizaciones autom¨¢ticas, acceso a los datos en tiempo real y una escalabilidad m¨¢s sencilla, lo que hizo que el ERP fuera m¨¢s accesible, asequible y adaptable que nunca.
Desde 2020 en adelante: el futuro del ERP reside en la IA, la automatizaci¨®n y la innovaci¨®n
Ya en la actualidad, los sistemas ERP modernos se han vuelto m¨¢s innovadores y siguen evolucionando constantemente. La introducci¨®n del big data y la IA contribuy¨® a impulsar esa transformaci¨®n, que posibilit¨® que los sistemas ERP se adaptaran a¨²n mejor a los cambios y fueran capaces de gestionar cantidades de informaci¨®n a¨²n mayores. A medida que esta revoluci¨®n de la IA siga redefiniendo el ¨¢mbito de los ERP, ser¨¢n las primeras empresas en adoptarla las que cosechen los beneficios en los pr¨®ximos a?os.
C¨®mo funcionan los sistemas ERP
Para que se haga una idea, el ERP es como el sistema nervioso central de su empresa. Lo conecta todo, desde las funciones de gesti¨®n de n¨®minas y el aprovisionamiento hasta las ventas y la estrategia, y sustituye los sistemas aislados por una plataforma unificada.
En la pr¨¢ctica, el resultado es el siguiente:
Automatizaci¨®n de procesos manuales como la facturaci¨®n y el control de inventarios
Centralizaci¨®n de datos para generar informes en tiempo real y reducir los errores
Integraci¨®n entre departamentos, que permite una colaboraci¨®n m¨¢s inteligente
Estandarizaci¨®n de los workflows y el cumplimiento normativo
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Con ²ÝÝ®ÊÓƵ, todo esto sucede en la plataforma cloud, lo que acelera la obtenci¨®n de valor, acorta los ciclos de innovaci¨®n y elimina la carga de mantenimiento t¨ªpica de los sistemas legacy on-premise. Todo esto redunda en una reducci¨®n de los gastos operativos en TI, una agilizaci¨®n de la innovaci¨®n y una mayor facilidad de acceso desde cualquier lugar.
Por qu¨¦ es importante el ERP para las empresas en la actualidad
Un ERP es algo m¨¢s que software. Es un factor estrat¨¦gico de crecimiento, agilidad y resiliencia. Aunque los beneficios espec¨ªficos var¨ªan en funci¨®n del sector, la mayor¨ªa de las empresas recurren a un ERP por los siguientes motivos:
Eficiencia
Los ERP automatizan los procesos y reducen el trabajo manual, lo que ahorra tiempo y minimiza los errores.
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Flexibilidad
Los ERP actuales se escalan a la par que su empresa, por lo que se adaptan al crecimiento y a los cambios en las necesidades.
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Cumplimiento normativo y gesti¨®n de riesgos
Los datos centralizados y las trazas de auditor¨ªa integradas simplifican el cumplimiento normativo y reducen la exposici¨®n.
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Empoderamiento de los empleados
Las herramientas de autoservicio y las interfaces intuitivas ayudan a los equipos a trabajar de forma m¨¢s r¨¢pida e inteligente.
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²ÝÝ®ÊÓƵ se ha dise?ado teniendo en cuenta estos beneficios con el fin de ayudar a empresas como la suya no solo a mantenerse al d¨ªa, sino tambi¨¦n a tomar la delantera.
M¨®dulos ERP principales y lo que hacen
Un sistema ERP no es una soluci¨®n que siga un modelo ¨²nico para todos, sino una estructura editable dise?ada para satisfacer las necesidades particulares de una empresa. Desde las finanzas y los RRHH hasta la gesti¨®n de inventarios y clientes, cada m¨®dulo es vital para optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia e impulsar el crecimiento.
Veamos una por una las funciones de ERP esenciales y c¨®mo contribuyen a que las empresas funcionen con mayor fluidez.
Contabilidad y finanzas
El m¨®dulo de contabilidad y finanzas de un sistema ERP hace un seguimiento de los ingresos, gastos y presupuestos en tiempo real, al tiempo que automatiza las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y el cumplimiento normativo en materia fiscal. Adem¨¢s, genera informes financieros detallados, lo que favorece que se tomen las decisiones acertadas y mejora la gesti¨®n financiera.
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Recursos humanos
Los m¨®dulos de recursos humanos suelen gestionar la n¨®mina, los beneficios y los registros de los empleados, y tambi¨¦n supervisan la contrataci¨®n, la incorporaci¨®n y el seguimiento del desempe?o. Estos m¨®dulos tambi¨¦n pueden garantizar el cumplimiento normativo de la legislaci¨®n laboral y las pol¨ªticas de la compa?¨ªa, lo que ayuda a las empresas a optimizar la gesti¨®n de los empleados y colaboradores.
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Gesti¨®n de inventarios y de la cadena de suministro
Los m¨®dulos de gesti¨®n de inventarios y de la cadena de suministro est¨¢n dise?ados para controlar los niveles de existencias, automatizar las actualizaciones de los inventarios y supervisar el aprovisionamiento, las relaciones con los proveedores y la log¨ªstica. Al evitar la escasez de existencias y reducir los costes por exceso de inventario, estos m¨®dulos favorecen una cadena de suministro m¨¢s eficiente y rentable.
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Ventas y gesti¨®n de las relaciones con los clientes
El m¨®dulo de ventas y gesti¨®n de las relaciones con los clientes (CRM) monitoriza las interacciones con los clientes, los pipelines de ventas y los pedidos, al tiempo que automatiza el seguimiento y las campa?as de marketing. Proporciona valiosos insights para reforzar las relaciones con los clientes y mejorar el desempe?o comercial.
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±Ê±ô²¹²Ô¾±´Ú¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô de la fabricaci¨®n y la producci¨®n
Los m¨®dulos de planificaci¨®n de la fabricaci¨®n y la producci¨®n sirven para programar los workflows de producci¨®n, hacer un seguimiento de las materias primas y supervisar el control de calidad y la eficiencia. Esta reducci¨®n de los gastos excesivos y la optimizaci¨®n de los procesos de fabricaci¨®n garantizan unas operaciones m¨¢s fluidas y una mayor productividad.
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Gesti¨®n del aprovisionamiento y de los proveedores
Los m¨®dulos de gesti¨®n del aprovisionamiento y de los proveedores optimizan las compras, las negociaciones con los proveedores y la gesti¨®n de contratos, a la vez que efect¨²an un seguimiento del gasto para garantizar la rentabilidad del aprovisionamiento. Estos m¨®dulos tambi¨¦n son fundamentales para automatizar la tramitaci¨®n de los pedidos de compra, mejorar la eficiencia y reducir la carga de trabajo manual.
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Gesti¨®n de proyectos
Los m¨®dulos de gesti¨®n de proyectos suelen supervisar los plazos, presupuestos y recursos de los proyectos, a la vez que asignan tareas, realizan un seguimiento del progreso y mejoran la colaboraci¨®n. Estos m¨®dulos favorecen que los proyectos se ci?an al calendario y al presupuesto, lo que mejora la eficiencia y la ejecuci¨®n globales.
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Business Intelligence y analytics
Los m¨®dulos de Business Intelligence y analytics recopilan y analizan datos de todas las funciones de la empresa, y ofrecen tableros de mando en tiempo real e informes pormenorizados. Y, algo que es fundamental, tambi¨¦n ayudan a identificar tendencias y oportunidades de crecimiento, lo que permite tomar de decisiones basadas en datos.
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²ÝÝ®ÊÓƵ combina muchos de estos m¨®dulos en un solo sistema intuitivo, lo que mejora la colaboraci¨®n y la visibilidad entre los departamentos de finanzas y RRHH y, adem¨¢s, reduce las fricciones entre departamentos que antes depend¨ªan de herramientas independientes.?Este enfoque unificado permite tomar decisiones m¨¢s r¨¢pido, elaborar informes con mayor exactitud y optimizar la experiencia del empleado, la colaboraci¨®n y la visibilidad en los departamentos de finanzas y RRHH.
Comparaci¨®n de los modelos de implementaci¨®n de ERP
La flexibilidad es una de las mayores ventajas de un sistema ERP. Las empresas pueden elegir un modelo de implementaci¨®n que se alinee con su presupuesto, sus recursos de TI y sus necesidades operativas. Tanto si se decanta por una soluci¨®n basada en tecnolog¨ªa cloud para mejorar la accesibilidad, por un sistema on-premise para disfrutar de un control total o por un enfoque h¨ªbrido para tener lo mejor de ambos mundos, elegir la configuraci¨®n de ERP adecuada puede aumentar la eficiencia, la escalabilidad y el ¨¦xito a largo plazo.
En el caso de las grandes empresas con varias ubicaciones o filiales, una estrategia de ERP de dos niveles puede ofrecer una flexibilidad a¨²n mayor. Este enfoque permite a las empresas mantener un ERP de nivel?1 centralizado a escala corporativa y utilizar un ERP de nivel?2 m¨¢s ¨¢gil para las unidades de negocio m¨¢s peque?as o las operaciones regionales. Si combinan los puntos fuertes de los distintos sistemas ERP, las empresas pueden mejorar su eficiencia sin renunciar al control ni a la adaptabilidad.
Coste inicial
ERP on-premise
Inversi¨®n inicial elevada.
ERP cloud
Por suscripci¨®n, menor coste inicial.
ERP h¨ªbrido
Coste inicial moderado, combinaci¨®n de propiedad y suscripci¨®n.
Mantenimiento
ERP on-premise
Requiere un departamento de TI interno.
ERP cloud
Actualizaciones gestionadas por el proveedor.
ERP h¨ªbrido
Responsabilidad compartida, algunas actualizaciones se gestionan internamente.
Accesibilidad
ERP on-premise
Limitada a la red de una oficina.
ERP cloud
Accesible desde cualquier lugar.
ERP h¨ªbrido
Combina la seguridad on-premise con la flexibilidad de la tecnolog¨ªa cloud.
Escalabilidad
ERP on-premise
Limitada, requiere actualizaciones de hardware.
ERP cloud
F¨¢cilmente escalable conforme a las necesidades empresariales.
ERP h¨ªbrido
Escalabilidad, pero puede requerir integraciones adicionales.
Seguridad y control
ERP on-premise
Control total de los datos y la seguridad.
ERP cloud
Seguridad y cumplimiento normativo gestionados por el proveedor.
ERP h¨ªbrido
Equilibra el control con la accesibilidad a la plataforma cloud.
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ERP on-premise
Muy personalizable, pero actualizarlo resulta complejo.
ERP cloud
Menos personalizable, pero se actualiza con regularidad.
ERP h¨ªbrido
Permite soluciones a medida con beneficios de la tecnolog¨ªa cloud.
Ideal para:
ERP on-premise
Grandes empresas con estrictas necesidades de seguridad y control.
ERP cloud
Empresas que necesitan flexibilidad, acceso remoto y menos costes de TI.
ERP h¨ªbrido
Empresas que necesitan tanto seguridad en la empresa como escalabilidad en la plataforma cloud.
?Cu¨¢nto cuesta un ERP?
El coste de un sistema ERP depende de varios factores:
El tama?o de la empresa: las empresas m¨¢s grandes requieren m¨¢s funciones y licencias.
Los m¨®dulos seleccionados: cuantas m¨¢s capacidades se necesiten, mayor ser¨¢ el coste.
El modelo de implementaci¨®n: los ERP cloud suelen ofrecer costes iniciales m¨¢s bajos y actualizaciones m¨¢s sencillas.
±Ê±ð°ù²õ´Ç²Ô²¹±ô¾±³ú²¹³¦¾±¨®²Ô: adaptar el sistema aumenta la complejidad y el gasto.
Mantenimiento: los sistemas on-premise necesitan personal de TI exclusivo, mientras que las soluciones cloud como ²ÝÝ®ÊÓƵ incluyen actualizaciones.
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²ÝÝ®ÊÓƵ ofrece un modelo de precios escalable adaptado a las necesidades de cada empresa, lo que agiliza la rentabilizaci¨®n y reduce los costes a largo plazo.
Desaf¨ªos habituales de implantar un ERP
A pesar de sus muchos beneficios, implantar un sistema ERP puede ser un proceso complejo. Las empresas se suelen enfrentar a los siguientes desaf¨ªos:
Gesti¨®n del cambio: ganarse la aceptaci¨®n de los empleados y adaptarse a nuevos workflows requiere tiempo y planificaci¨®n.
Sobrecostes: los proyectos pueden rebasar el presupuesto si los requisitos no est¨¢n claros o no se define el alcance.
Migraci¨®n de datos: trasladar datos desde sistemas legacy puede llevar mucho tiempo y conlleva un riesgo de p¨¦rdida o incoherencias de datos.
Complejidad de la personalizaci¨®n: adaptar el ERP a necesidades empresariales particulares puede retrasar los plazos y aumentar los costes.
Problemas de integraci¨®n: es vital garantizar que el ERP funcione de forma fluida con los sistemas existentes y las herramientas de terceros.
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Elegir un ERP flexible y f¨¢cil de usar (y crear un equipo de proyecto especializado) puede ayudar a las empresas a mitigar estos desaf¨ªos y agilizar la adopci¨®n.
C¨®mo elegir el sistema ERP adecuado
Al haber tantas opciones de ERP, es importante buscar la que mejor se adapte a su empresa. Estas son algunas cuestiones esenciales que debe tener en cuenta:
Los objetivos de la empresa: defina para qu¨¦ necesita un ERP, ya sea mejorar la visibilidad financiera, optimizar los RRHH o mejorar el cumplimiento normativo.
El modelo de implementaci¨®n: elija entre un modelo cloud, on-premise o h¨ªbrido en funci¨®n de sus capacidades de TI y necesidades de escalabilidad.
La facilidad de uso: la adopci¨®n por parte de los usuarios depende de que el dise?o sea intuitivo y de la accesibilidad.
La integraci¨®n: aseg¨²rese de que el ERP se pueda conectar con sus sistemas y or¨ªgenes de datos existentes.
La innovaci¨®n: busque funcionalidades modernas como la automatizaci¨®n, el acceso desde dispositivos m¨®viles e insights generados mediante IA.
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²ÝÝ®ÊÓƵ ofrece una implementaci¨®n basada en tecnolog¨ªa cloud, una interfaz de usuario intuitiva, analytics impulsados por IA y m¨®dulos unificados de finanzas y RRHH. Obtenga m¨¢s informaci¨®n sobre ²ÝÝ®ÊÓƵ Financial Management, ²ÝÝ®ÊÓƵ Human Capital Management y ²ÝÝ®ÊÓƵ Illuminate?.
El ¨¦xito del ERP en la pr¨¢ctica: art¨ªculos de clientes de ²ÝÝ®ÊÓƵ
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Unum
Esta destacada empresa de seguros sustituy¨® m¨¢s de 20?sistemas por ²ÝÝ®ÊÓƵ, gracias a lo cual redujo las tareas manuales y la complejidad de la TI, a la par que empoder¨® a los usuarios con un acceso directo a los datos.
Blue Yonder
Una empresa internacional de cadena de suministro que agiliz¨® el proceso de cierre a final de mes de 14 a 4?d¨ªas y accedi¨® a informes en tiempo real mediante las herramientas de autoservicio de ²ÝÝ®ÊÓƵ.
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Estos son solo un par de ejemplos de c¨®mo ²ÝÝ®ÊÓƵ ayuda a las empresas a transformar sus operaciones y a estar preparadas para el futuro.
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En el entorno empresarial actual, los sistemas ERP son esenciales para crecer, adaptarse y optimizar. Sin embargo, no todos los ERP son iguales.
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