?Qu¨¦ es la gesti¨®n de contratos para el sector de la salud y las farmac¨¦uticas?
Una gesti¨®n s¨®lida de los contratos para el sector de la salud y las farmac¨¦uticas incluye sistemas sumamente eficaces que gestionan cada solicitud o renovaci¨®n contractual, incluidas las firmas manuscritas, y al mismo tiempo garantiza el cumplimiento normativo de todas las regulaciones del sector, como la HIPAA, la PHI y los BAA.
Un sistema eficaz de gesti¨®n de contratos para el sector de la salud y las farmac¨¦uticas beneficia enormemente a la direcci¨®n del hospital, pacientes, proveedores de seguros, empleados, partners de negocio y todas las personas involucradas en el sector de la salud y las farmac¨¦uticas, ya que reduce los costes de los desperdicios y los riesgos asociados al incumplimiento de contratos.
Las operaciones diarias de un proveedor del sector de la salud y las farmac¨¦uticas conllevan la gesti¨®n de contratos a trav¨¦s de procesos principalmente manuales, como el almacenamiento en papel, correos electr¨®nicos, hojas de c¨¢lculo y unidades compartidas, lo que puede mermar la eficiencia del sistema de gesti¨®n del hospital.
De media, las empresas pierden el 9,2?% de sus ingresos anuales por problemas derivados de sistemas deficientes de gesti¨®n de contratos. Un de 2019 revel¨® que aproximadamente el 96?% de los sistemas sanitarios estadounidenses trabajan con procesos manuales de gesti¨®n de contratos o con un sistema obsoleto que resulta inadecuado para ofrecer una atenci¨®n basada en el valor.
En el sector de la salud y las farmac¨¦uticas, hay una necesidad cada vez mayor de reducir los costes, y una soluci¨®n prometedora consiste en automatizar la gesti¨®n de contratos para disminuir considerablemente las p¨¦rdidas anuales causadas por procesos de gesti¨®n de contratos manuales u obsoletos. Esta reducci¨®n de costes se puede lograr implantando un software de gesti¨®n del ciclo de vida de los contratos (CLM) sumamente eficiente que funcione con un modelo de pago por valor.
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?Por qu¨¦ es importante automatizar la gesti¨®n de los contratos en el sector de la salud y las farmac¨¦uticas?
En todas las funciones de un hospital cada hora o cada d¨ªa se llevan a cabo muchas tareas administrativas para garantizar que el centro funcione como es debido, desde la presentaci¨®n de documentos hasta el registro de facturas, recibos y gastos del hospital, pasando por el seguimiento de las necesarias regulaciones de cumplimiento normativo.
La carga de trabajo de estas tareas administrativo es muy engorrosa si se hacen de forma manual. La cantidad de papeleo, los posibles errores humanos y el tiempo que se pierde en clasificar documentos hacen que este proceso manual sea sumamente ineficaz.
Un hospital medio tiene m¨¢s de 1000?relaciones comerciales, lo que implica que el sistema de salud y farmac¨¦uticas trabaja con muchos contratos. Estos contratos se pueden gestionar indebidamente por culpa de fugas de informaci¨®n (m¨¢s frecuentes en los sistemas que funcionan con documentos en papel), lo que ocasiona problemas legales por el incumplimiento de acuerdos.
?Qu¨¦ beneficios puede aportar el software de gesti¨®n de contratos a su centro sanitario?
Pasarse a un software de gesti¨®n de contratos automatizado contribuye a lograr los siguientes beneficios:
1. Seguimiento eficaz de los hitos y las renovaciones
A diferencia del m¨¦todo manual, al utilizar un software de gesti¨®n del ciclo de vida de los contratos, cada contrato de salud y farmac¨¦uticas se supervisa autom¨¢ticamente hasta su fecha de renovaci¨®n. De este modo, se favorece el cumplimiento normativo total de los plazos contractuales y el debido desarrollo de los contratos a largo plazo.
El mejor software tambi¨¦n tiene funciones de recordatorios autom¨¢ticos que avisan a ambas partes de que se acercan d¨ªas importantes (con arreglo a lo configurado por el usuario) antes de las fechas l¨ªmite.
Con esta tecnolog¨ªa, los hospitales pueden evitar que se les pasen por alto las fechas de auditor¨ªa, cumplimiento normativo, pago, vencimiento o reembolso.
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2. Menor riesgo de fugas de contratos y de problemas legales de privacidad
El mejor software de gesti¨®n de contratos para el sector de la salud y las farmac¨¦uticas tiene una estructura de seguridad s¨®lida, con cifrado de 256?bits, una capa adicional de seguridad mediante la autenticaci¨®n de dos factores y protecci¨®n mediante antivirus. Todas estas funcionalidades ayudan a mantener seguros y protegidos los contratos hospitalarios.
Las funcionalidades de alta seguridad evitan fugas o intentos de acceso no autorizado desde el exterior. Asimismo, eliminan el riesgo de fugas de informaci¨®n que se produce en los sistemas que funcionan con documentos en papel, donde personal no autorizado (como, por ejemplo, empleados de bajo nivel) puede acceder a documentos confidenciales por casualidad durante tareas administrativas manuales (por ejemplo, al fotocopiar documentos y entregarlos).
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3. Simplificaci¨®n del sistema de gesti¨®n
Con la automatizaci¨®n, la carga de trabajo general de gestionar una gran cantidad de contratos se reduce enormemente. Utilizar software puede contribuir a aliviar determinadas tareas, como las negociaciones de contratos, el an¨¢lisis de los riesgos de aprovisionamiento y la elaboraci¨®n de informes sobre el gasto total de proveedores y partners de negocio espec¨ªficos.
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4. Creaci¨®n de contratos m¨¢s sencilla
A diferencia de los sistemas manuales, donde cada nuevo contrato requiere mucho papeleo, utilizar software ayuda a automatizar la creaci¨®n de contratos con relativa facilidad. Se pueden crear numerosos contratos a la vez con una plantilla automatizada y bien dise?ada que elimina cualquier posible riesgo de error debido a una sobrecarga de contratos nuevos con el m¨¦todo manual.
?Cu¨¢les son las mejores pr¨¢cticas de gesti¨®n de contratos para el sector de la salud y las farmac¨¦uticas?
Estas son algunas de las mejores pr¨¢cticas para implementar de forma eficaz la gesti¨®n de contratos en el sector de la salud y las farmac¨¦uticas.
1. Utilizar herramientas de automatizaci¨®n de forma eficaz
La automatizaci¨®n ayuda a evitar tareas repetitivas y tediosas al introducir una serie de datos y enviar alertas automatizadas para agilizar las operaciones de gesti¨®n de contratos.
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2. Integrar la gesti¨®n de contratos en la CRM
Integrar la gesti¨®n de relaciones con los clientes (CRM) en un software de gesti¨®n de contratos eficaz contribuye a evitar las redundancias y garantiza que los contratos sean accesibles tanto desde los registros del paciente como desde los del proveedor.
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3. Vincular los contratos con las pol¨ªticas reguladoras correspondientes
A diferencia de cuando se usa un sistema de gesti¨®n de contratos manual, donde es casi imposible hacer un seguimiento de las pol¨ªticas que rigen un contrato, con el software puede vincular f¨¢cilmente cada contrato con su respectiva pol¨ªtica de forma digital. Esto ayuda a mantenerlo todo muy bien organizado.
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4. Efectuar auditor¨ªas de cumplimiento normativo con regularidad
Es importante realizar auditor¨ªas de cumplimiento normativo en sus contratos con frecuencia y de forma coherente para detectar cualquier incumplimiento en el sistema o cambio en el nivel de cumplimiento normativo. Con el tiempo pueden surgir incumplimientos, lo que puede dar lugar a un desajuste entre las normativas federales y estatales. Por lo tanto, es necesario recurrir de forma habitual a auditores externos para que revisen su sistema en caso de que se le haya pasado por alto algo importante.
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