L'¨¦conomie allemande prosp¨¨re gr?ce ¨¤ des salari¨¦s tr¨¨s bien form¨¦s, comp¨¦tents et technophiles. L'Allemagne peut se targuer du quatri¨¨me PIB au monde et ses exportations se classent au troisi¨¨me rang mondial, derri¨¨re la Chine et les ?tats-Unis. Les lois sur la protection des salari¨¦s du pays, qui r¨¦gulent les salaires, les cong¨¦s, la s¨¦curit¨¦ et d'autres droits des travailleurs, sont parmi les plus strictes au monde.
Comme toutes les entreprises allemandes, DATEV eG doit travailler en phase avec les comit¨¦s d'entreprise qui veillent au respect de cette r¨¦glementation. Elle doit ¨¦galement pr¨¦server la confidentialit¨¦ des donn¨¦es de chaque collaborateur, tel que prescrit par le R¨¨glement g¨¦n¨¦ral sur la protection des donn¨¦es (RGPD) de l'Union europ¨¦enne (UE).
Michael Goller est Technical Architect, ²ÝÝ®ÊÓƵ chez DATEV et conna?t bien ces r¨¦glementations du travail. Une grande partie de sa mission consiste ¨¤ veiller ¨¤ la conformit¨¦ de l'entreprise. Il doit aussi fournir un acc¨¨s s¨¦curis¨¦ et restreint aux donn¨¦es RH, qu'il s'agisse de donn¨¦es personnelles des collaborateurs ou de donn¨¦es d'entreprise que la direction peut utiliser pour appuyer les d¨¦cisions organisationnelles. Il s'occupe ¨¦galement de garantir la confidentialit¨¦ des donn¨¦es.
L'heure est ¨¤ la modernisation
Auparavant, DATEV conservait ses informations RH dans des syst¨¨mes de stockage de donn¨¦es complexes, con?us il y a 20?ans. Pour combiner les donn¨¦es avec des informations d'autres syst¨¨mes en vue d'effectuer des analyses et g¨¦n¨¦rer des rapports, ces donn¨¦es devaient ¨ºtre transmises ¨¤ un data warehouse selon un processus complexe d'extraction, de transformation et de chargement (ETL). ??Nous avons choisi ²ÝÝ®ÊÓƵ pour moderniser notre syst¨¨me de donn¨¦es RH et faciliter l'acc¨¨s aux donn¨¦es transverses, la gestion, l'analytics et le reporting??, explique Michael Goller.
Malheureusement, DATEV s'est heurt¨¦ ¨¤ un obstacle majeur. ??Tout ce qui n¨¦cessitait des donn¨¦es RH historiques ¨¦tait pratiquement impossible ¨¤ r¨¦aliser, ou terriblement fastidieux et long, explique Michael Goller. Charger l'historique complet ¨¤ partir de notre ancien logiciel HCM dans ²ÝÝ®ÊÓƵ aurait pris trop de temps.??
Aujourd'hui, toutes nos donn¨¦es historiques sont enti¨¨rement accessibles, et toutes les donn¨¦es pertinentes se trouvent au m¨ºme endroit gr?ce ¨¤ ²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics. Et nous avons ¨¦galement mis en place le self-service utilisateur avec ²ÝÝ®ÊÓƵ.Technical Architect
La facilit¨¦ d'acc¨¨s aux donn¨¦es RH historiques ¨¦tait essentielle ¨¤ DATEV pour maintenir des profils de salari¨¦s complets, pr¨¦cis et conformes aux r¨¦glementations allemandes sur la protection des travailleurs. C'est alors que Michael Goller s'est int¨¦ress¨¦ ¨¤ ²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics. Cette solution pouvait fournir ¨¤ DATEV un data hub capable de rassembler de grands volumes de donn¨¦es historiques et op¨¦rationnelles diverses, ainsi que des donn¨¦es ²ÝÝ®ÊÓƵ fiables, en une source unifi¨¦e et s¨¦curis¨¦e. ??Nous avons r¨¦solu le probl¨¨me majeur de l'acc¨¨s ¨¤ nos donn¨¦es RH historiques en ajoutant Prism Analytics ¨¤ notre configuration ²ÝÝ®ÊÓƵ, pr¨¦cise-t-il. En fin de compte, nous avons d¨¦mantel¨¦ l'ancien data warehouse, ce qui nous a fait gagner du temps et de l'argent.??
No?l en juillet
Peu apr¨¨s le d¨¦ploiement de ²ÝÝ®ÊÓƵ chez DATEV, le compte ¨¤ rebours a commenc¨¦ pour Michael Goller charg¨¦ d'un projet particuli¨¨rement urgent?: les primes de No?l. ??? peine le d¨¦ploiement termin¨¦ au d¨¦but de l'¨¦t¨¦, nous devions d¨¦j¨¤ pr¨¦parer le mod¨¨le de primes pour la fin du mois d'octobre, explique-t-il. Cela n¨¦cessitait des donn¨¦es provenant de nombreuses sources, y compris des donn¨¦es historiques, et impliquait des calculs uniques pour chaque collaborateur. Tout retard ¨¦tait exclus. Or nous avons pu respecter les d¨¦lais gr?ce au data hub ²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics qui nous a permis de regrouper facilement toutes nos donn¨¦es en un seul endroit.??
Michael Goller cite ¨¦galement un consultant expert de ²ÝÝ®ÊÓƵ qui a aid¨¦ son ¨¦quipe ¨¤ bien d¨¦marrer et ¨¤ optimiser l'utilisation de Prism Analytics. ??Nous avons ¨¦t¨¦ op¨¦rationnels imm¨¦diatement, ce qui nous a permis de tenir les d¨¦lais, dit-il. Nous avons ajout¨¦ facilement tous les ¨¦l¨¦ments de donn¨¦es appropri¨¦s dans notre mod¨¨le, avons test¨¦ ce mod¨¨le avec succ¨¨s, avant de l'int¨¦grer sans probl¨¨me dans notre syst¨¨me de production de la paie.??
Assurance insolvabilit¨¦?: un pas vers le self-service
En Allemagne, les collaborateurs peuvent prendre un cong¨¦ sabbatique de plusieurs ann¨¦es. DATEV offre la possibilit¨¦ de prendre un cong¨¦ pouvant aller jusqu'¨¤ trois ans. Pour obtenir ce cong¨¦, le collaborateur cumule au pr¨¦alable une indemnit¨¦ qu'il utilise pendant la p¨¦riode de cong¨¦. ??Toutes les entreprises doivent assurer cette indemnit¨¦, ce qui peut repr¨¦senter un poste important ¨¤ surveiller de pr¨¨s par les auditeurs, comme c'est le cas chez DATEV, indique Michael Goller. En d¨¦cembre, nous devons produire un rapport pour notre compagnie d'assurance, qui ajuste ses primes en fonction du montant total que nous avons allou¨¦ dans notre bilan. Nous devons ¨¦galement d¨¦clarer les montants ¨¤ chaque collaborateur une fois par an.??
Nous avons pu enrichir nos processus de gestion bien plus que nous n'aurions pu le faire auparavant gr?ce aux rapports de donn¨¦es g¨¦n¨¦r¨¦s par ²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics.
Technical Architect
En utilisant le data hub ²ÝÝ®ÊÓƵ Prism Analytics pour rassembler des donn¨¦es disparates en vue de ces rapports, Michael Goller a pu fournir le rapport ¨¤ la compagnie d'assurance et les rapports individuels aux collaborateurs en d¨¦cembre, comme pr¨¦vu. ??Nous avions ¨¦galement besoin de donn¨¦es historiques issues de notre ancien syst¨¨me, et le chargement a ¨¦t¨¦ assez rapide, pr¨¦cise-t-il. Puisqu'il s'agit d¨¦sormais d'un rapport Prism dont la plupart des traitements se font dans ²ÝÝ®ÊÓƵ, les salari¨¦s peuvent produire leurs propres rapports. Aujourd'hui, notre self-service donne ¨¤ chacun un acc¨¨s s¨¦curis¨¦ ¨¤ ses feuilles de temps, informations de paie et autres donn¨¦es personnelles.??
Michael Goller n'a plus ¨¤ faire de transformations de donn¨¦es complexes pour cr¨¦er divers rapports. ??Je ne suis pas particuli¨¨rement ¨¤ l'aise avec la technologie, donc les int¨¦grations dans ²ÝÝ®ÊÓƵ avec le data hub de Prism Analytics me facilite grandement la t?che, dit-il. Vous g¨¦n¨¦rez un rapport dans ²ÝÝ®ÊÓƵ, exportez les donn¨¦es dans Prism, puis les combinez avec celles du syst¨¨me ext¨¦rieur. Ensuite, vous compilez et int¨¦grez les donn¨¦es. Et c'est tout. En cas d'erreur, elle est facile ¨¤ corriger.??
Le RGPD garantit la confidentialit¨¦ des donn¨¦es et la conformit¨¦
Les r¨¨gles du RGPD de l'UE sont complexes et leur violation peut ¨ºtre co?teuse. L'une de ses exigences oblige les entreprises ¨¤ supprimer les donn¨¦es d'un individu si elles ne sont plus n¨¦cessaires ou ¨¤ la demande sp¨¦cifique d'un collaborateur. ??Nous pouvons ¨¦tablir des calendriers pour archiver ou supprimer des donn¨¦es RH sp¨¦cifiques en utilisant Prism dans notre environnement ²ÝÝ®ÊÓƵ, conclut Michael Goller. Combin¨¦e aux fonctions int¨¦gr¨¦es de s¨¦curit¨¦ des donn¨¦es de ²ÝÝ®ÊÓƵ, cette fonctionnalit¨¦ nous aide ¨¤ prot¨¦ger les donn¨¦es de nos collaborateurs et ¨¤ assurer notre conformit¨¦ au RGPD, deux ¨¦l¨¦ments essentiels pour la direction et les comit¨¦s d'entreprise de DATEV.??