Para reforzar los v¨ªnculos entre las finanzas y las operaciones, y superar la impracticable complejidad de procesos y sistemas, Veolia recurri¨® a ²ÝÝ®ÊÓƵ para obtener una soluci¨®n centralizada basada en tecnolog¨ªa cloud que, adem¨¢s de mejorar la eficiencia y simplificar los procesos de RRHH, tambi¨¦n mejorara la planificaci¨®n prospectiva dentro del grupo. Centr¨¢ndose inicialmente en el Reino Unido e Irlanda y, con la ayuda del equipo de soporte de ²ÝÝ®ÊÓƵ, el grupo realiz¨® con ¨¦xito la implementaci¨®n entre los 14?000 empleados de la regi¨®n. A pesar de la gran importancia y la complejidad de este proyecto, la transici¨®n a la nueva forma de trabajar se benefici¨® de una planificaci¨®n meticulosa y todos los procesos funcionaron seg¨²n lo previsto desde el primer d¨ªa.
La satisfactoria adopci¨®n de ²ÝÝ®ÊÓƵ Financial Management, ²ÝÝ®ÊÓƵ Human Capital Management (HCM) y ²ÝÝ®ÊÓƵ Spend Management llev¨® a la posterior introducci¨®n de ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning. Las ventajas de una soluci¨®n totalmente integrada han sido considerables, ya que ahora todos los datos est¨¢n en un ¨²nico lugar y son f¨¢cilmente accesibles. El equipo financiero, por ejemplo, trabaja ahora como partner del personal operativo. Y hay mucho m¨¢s intercambio de datos y colaboraci¨®n en la preparaci¨®n de presupuestos y la planificaci¨®n prospectiva.
El grupo ha ampliado el programa de transformaci¨®n para incluir los informes, el procesamiento y la gesti¨®n de los gastos. La introducci¨®n de ²ÝÝ®ÊÓƵ Expenses ha agilizado todas las funciones de procesamiento de gastos. Esto ha beneficiado a los empleados individualmente por su facilidad de uso, y tambi¨¦n est¨¢ posibilitando una contabilidad y unos reembolsos m¨¢s precisos y oportunos, as¨ª como un control m¨¢s eficaz de los gastos de los empleados.
Una transici¨®n fluida hacia un procesamiento de gastos m¨¢s sencillo y eficaz
Al planificar la introducci¨®n de ²ÝÝ®ÊÓƵ Expenses, el equipo de transformaci¨®n financiera de Veolia aprovech¨® la oportunidad para revisar y reforzar la pol¨ªtica de gastos vigente en el grupo, ya que hab¨ªa deficiencias en el correspondiente cumplimiento por parte de los empleados. Se tomaron medidas para establecer una pol¨ªtica apta para todo el mundo, a lo que siguieron varias semanas de pruebas y un lanzamiento preliminar para un grupo limitado de usuarios, mientras se clausuraba el antiguo sistema. Mediante un programa de comunicaci¨®n por fases, todos los usuarios potenciales se pusieron al corriente de los cambios inminentes y pudieron prepararse para los nuevos procedimientos. Tras el lanzamiento, los usuarios se beneficiaron de una formaci¨®n virtual mediante v¨ªdeos y sesiones espont¨¢neas, as¨ª como de preguntas frecuentes y recordatorios peri¨®dicos.
Seg¨²n Peter Keery, director de transformaci¨®n financiera de la empresa, lo m¨¢s complicado fue conseguir la correcta integraci¨®n de la codificaci¨®n y los valores predefinidos en el nuevo sistema, contabilizar el kilometraje acumulado y asegurarse de que los usuarios se familiarizaran con el proceso y la justificaci¨®n de las nuevas reclamaciones de kilometraje. Una complicaci¨®n a?adida fue un cambio en la tasa de kilometraje de HMRC el d¨ªa en que Veolia lanz¨® el nuevo sistema de gastos. "Esos retos se resolvieron con bastante rapidez", afirma Keery. "No ha habido grandes problemas y, lo que es m¨¢s importante, los usuarios han adoptado y asimilado muy bien el sistema".
La cuant¨ªa y la frecuencia de las solicitudes de reembolso de gastos var¨ªan seg¨²n la persona, por lo que era importante que el sistema fuera f¨¢cil de utilizar, ofreciera coherencia en los procedimientos para todos los tipos de solicitudes y permitiera la aprobaci¨®n y el reembolso r¨¢pidos en todo momento.
Peter Keery, Finance Transformation Director
Ahorro y eficiencia combinados con capacidades globales
La introducci¨®n de ²ÝÝ®ÊÓƵ Expenses permiti¨® a Veolia prescindir del sistema de terceros que usaban antes, con lo que inmediatamente se ahorraron un cuarto de mill¨®n de libras. En la actualidad, todos los datos de gastos se introducen, procesan y gestionan dentro de ²ÝÝ®ÊÓƵ sin necesidad de gestionar usuarios o cuentas bancarias por separado ni tener que integrar las reclamaciones de gastos. Todo est¨¢ en el mismo sitio, y es f¨¢cil pasar de la cuenta de p¨¦rdidas y ganancias a la declaraci¨®n de gastos y ver los recibos correspondientes.
"El nuevo sistema ha simplificado enormemente el proceso de gastos y ha aumentado en gran medida el cumplimiento de los procedimientos aprobados", afirma Keery. "El aumento de la eficiencia ha sido significativo y, adem¨¢s de facilitarle las cosas al equipo financiero de la empresa, tambi¨¦n est¨¢ ayudando a minimizar los retrasos en el procesamiento, la autorizaci¨®n y el pago de los gastos". Toda la informaci¨®n est¨¢ al alcance de la mano, y disponer de una funci¨®n de elaboraci¨®n de informes tan ¨¢gil y eficaz ha supuesto una gran diferencia".
²ÝÝ®ÊÓƵ Expenses, dise?ada como una herramienta de gesti¨®n de gastos global, tiene plenamente en cuenta las diferencias en la normativa fiscal, las divisas, los aranceles, los idiomas, las dietas y los requisitos de reembolso de cada regi¨®n. Tras su introducci¨®n satisfactoria en el Reino Unido e Irlanda, Veolia ha implementado el sistema en Finlandia y est¨¢ a punto de hacer lo mismo en los Pa¨ªses Bajos, B¨¦lgica y Luxemburgo.
Una sola fuente de informaci¨®n supera los retos de escala y complejidad
Con 14?000 empleados en el Reino Unido, Irlanda y Finlandia, la gesti¨®n, el procesamiento y la notificaci¨®n de datos financieros en Veolia no son solo complejos, sino tambi¨¦n a gran escala. Las ventajas de disponer de datos coherentes en un mismo sitio ha supuesto una enorme diferencia en la gesti¨®n de las reclamaciones de gastos. Algo similar ha ocurrido con el proceso OTC.
La empresa cuenta con seis o siete sistemas front-end para gestionar todas las relaciones con los clientes y los acuerdos de facturaci¨®n, pero no consegu¨ªa encontrar una soluci¨®n adecuada para migrar toda la gesti¨®n de tesorer¨ªa a su sistema SAP anterior. La informaci¨®n de los clientes pod¨ªa estar duplicada en cada sistema, con datos introducidos en distintos momentos, en diferentes sistemas y desde diversos centros de operaciones dentro del grupo. Esto hac¨ªa que las complejidades del proceso de conciliaci¨®n fueran a¨²n m¨¢s desalentadoras, frustrantes y laboriosas.
²ÝÝ®ÊÓƵ ha ayudado a Veolia a superar estos retos y ahora proporciona todos los registros de los clientes en un ¨²nico lugar. Tras una prueba intensiva basada en 700?000 facturas, ahora las facturas de los sistemas front-end se env¨ªan a ²ÝÝ®ÊÓƵ, que genera el PDF, implementa la distribuci¨®n por correo electr¨®nico y gestiona todos los procesos de cobro en efectivo.
El equipo de ²ÝÝ®ÊÓƵ nos ha apoyado en todo momento y nos ha ayudado a sacarle el m¨¢ximo partido a un sistema tan integrado y vers¨¢til. Disponer de una sola fuente de informaci¨®n en todos los ¨¢mbitos de la gesti¨®n financiera ha supuesto una gran diferencia para nosotros en muchas ¨¢reas.
Peter Keery, Finance Transformation Director
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