Quando Kainos venne quotata in borsa nel 2015, adott¨° un nuovo sistema di gestione finanziaria per i suoi obblighi di reportistica. Nel giro di 12 mesi, per¨°, l'azienda si rese conto che il sistema non rispondeva alle sue esigenze perch¨¦ i processi erano in larga misura manuali e lenti e non c'era modo di delegare il controllo dei budget ai team di progetto. Per Kainos, la situazione si trasform¨° in un'opportunit¨¤ per trovare un nuovo partner.
Il nostro sistema precedente era rigido e difficilmente adattabile alle nostre necessit¨¤.
Group Head of Finance
Una piattaforma adattabile per soddisfare esigenze in evoluzione
Kainos aveva gi¨¤ trasformato la gestione della forza lavoro con ²ÝÝ®ÊÓƵ Human Capital Management (²ÝÝ®ÊÓƵ HCM). Affiancandovi ²ÝÝ®ÊÓƵ Financial Management, ¨¨ riuscita a potenziare insight e controlli aziendali, oltre ad aumentare l'investimento iniziale. "L'integrazione di Finance e HR incontra il favore dei dirigenti aziendali, per via degli insight strategici che ne ricavano."?
Per Kainos, scegliere ²ÝÝ®ÊÓƵ ha anche significato poter lavorare con un'azienda che condivideva il suo impegno volto a promuovere l'innovazione e a migliorare la customer experience. Matt McManus, Group Head of Finance, spiega: "²ÝÝ®ÊÓƵ ¨¨ super intuitivo, facile da imparare e, aspetto importante, non richiede un background tecnico".
Maggiore efficienza della contabilit¨¤
Consolidando tutte le attivit¨¤ di gestione finanziaria, Kainos ha trasformato la sua contabilit¨¤ generale. Ha ridotto la percentuale di fatture inserite manualmente dal 50% al 15% e dimezzato i tempi per gli audit esterni semestrali passando da due settimane a una sola. Tra gli altri risparmi realizzati:
- Time-to-close mensile ridotto da 8 a 7 giorni
- Riduzione della tempistica per i pagamenti dei fornitori da giorni a 20/30 minuti
- Risparmio di 95.000 sterline grazie all'automazione dei processi?
Inoltre, Kainos ha aumentato la visibilit¨¤ finanziaria integrando ²ÝÝ®ÊÓƵ con la sua banca. Non serve pi¨´ che un addetto del team Finance controlli le riconciliazioni bancarie alla fine del mese per verificare che i dati siano corretti. Ora il processo ¨¨ diventato un'attivit¨¤ quotidiana che richiede solo 10 minuti e che offre a Kainos un quadro pi¨´ reale della sua situazione finanziaria.
Una guida solida per l'azienda
Con l'adozione di ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning, Kainos gode dei vantaggi offerti da previsioni pi¨´ attendibili e minori spese grazie alla delega dei budget. "Sfruttiamo le funzioni di ²ÝÝ®ÊÓƵ per responsabilizzare i leader dei team", spiega Matt. "Per i nostri business leader ¨¨ una conquista poter avere il controllo sulle spese strutturali e una visione panoramica sui cicli di budget e pianificazione tramite ²ÝÝ®ÊÓƵ. La capacit¨¤ di monitorare e allineare le nostre spese complessive ai budget aiuta Kainos a rimanere redditizia pur continuando a crescere."?
Kainos ha usato ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning anche per migliorare l'efficacia della pianificazione. "Il team recupera i dati relativi ai costi da ogni parte dell'azienda e usa tali informazioni per elaborare previsioni trimestrali pi¨´ precise", spiega Matt. Non solo le previsioni sono pi¨´ affidabili, ma vengono anche generate pi¨´ rapidamente. "Le tempistiche che richiedevano da tre a sei settimane non esistono pi¨´", afferma; "possiamo elaborare report in un solo giorno, il che ¨¨ fantastico sia per i nostri team che per la produttivit¨¤ dell'intera azienda".?
Inoltre, ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning ha aiutato Kainos ad affrontare con successo la pandemia di COVID-19. I costi relativi al personale ammontano a circa due terzi dei costi totali dell'azienda. Pertanto, quando ¨¨ scoppiata la pandemia, Kainos ha dovuto ripensare la sua strategia per la forza lavoro. Utilizzando insight estrapolati da ²ÝÝ®ÊÓƵ Adaptive Planning, l'azienda ha scoperto dove dare priorit¨¤ alle assunzioni nelle varie sedi.
La nostra precedente soluzione era rivolta unicamente al team Finance, mentre ²ÝÝ®ÊÓƵ ¨¨ una piattaforma di sistema per l'intera azienda.
Group Head of Finance
Trovare una soluzione per ogni evenienza
Con ²ÝÝ®ÊÓƵ Extend, l'azienda ha potuto sviluppare applicazioni e adattare ²ÝÝ®ÊÓƵ alle proprie esigenze. Ad esempio, Kainos ha creato un processo semplificato per richiedere la carta di credito aziendale. Prima si trattava di un'operazione "misteriosa" che comportava l'invio della richiesta per e-mail e l'attesa della risposta che poteva arrivare anche tre settimane pi¨´ tardi. Ora l'intero processo ¨¨ visibile nei profili ²ÝÝ®ÊÓƵ. I richiedenti ricevono aggiornamenti relativi alle loro richieste e, quando viene emessa una carta, i dati sono archiviati in ²ÝÝ®ÊÓƵ per rendere pi¨´ facile l'accesso.?
Al momento Kainos sta implementando ²ÝÝ®ÊÓƵ Professional Services Automation (²ÝÝ®ÊÓƵ PSA) per migliorare il project management. Con ²ÝÝ®ÊÓƵ PSA, l'azienda sar¨¤ in grado di identificare le persone pi¨´ adatte a partecipare ai progetti e controllare oculatamente gli aspetti finanziari. Kainos potr¨¤ anche migliorare la precisione delle previsioni e l'utilizzo delle risorse integrando i progetti fatturabili lato cliente con ²ÝÝ®ÊÓƵ Financial Management.
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